【G Suiteのメリット】Gmail編



この【G Suiteのメリット】シリーズでは、G Suiteで得られるメリットについて、機能別にランキング形式で解説していきます。

今回は、G Suiteの主要機能であるメールシステム「Gmail」に関するメリットを見ていきましょう。

【Gmailのメリット第1位】独自ドメインで信頼感を与えることができる

G Suiteを使うと、独自ドメインのメールアドレスを使うことができます。独自ドメインとは、あなたの会社やサービス専用のメールアドレスになります。

このサイトでは何度もお伝えしていますが、ビジネスで使うメールアドレスが、@gmail.comや@yahoo.co.jpといった無料のメールアドレスの場合、取引先に不安を与える可能性があります。

「最低限必要なことにお金をかけていない」と思われ、仕事を断られる事もあるかもしれません。

ドメインの維持費用は安いものでも年間数百円、G Suiteも月500円です。独自ドメインのメールアドレスを持つ価値は、このコストよりも圧倒的な価値があると私は断言できます。

独自ドメインによるメリットは、ビジネスするなら独自ドメインを取得しよう でも解説していますので、ぜひ読んでみてください。

【Gmailのメリット第2位】迷惑メールで悩まない

受信トレイに届いた迷惑メールを、毎日1件1件削除していませんか?

また、迷惑メールに埋もれて、大切なメールを見逃してしまった、間違って削除してしまった。という経験はないでしょうか?

毎日30秒かけて迷惑メールを削除しているとすると、1ヶ月で15分ものあいだその作業に費やしている事になります。1年で3時間。時給1,000円で計算すると年間3,000円です。これはG Suiteの年間利用料の半分です。

G Suiteに搭載されているメールシステム「Gmail」の迷惑メール除去機能は大変優れていて、迷惑メールは自動的に迷惑メールフォルダに保存されます。また、添付ファイルのウィルススキャン機能も搭載しています。

私は会社のメールをG Suiteに移行してから数年経ちますが、受信トレイに迷惑メールが届いたことはほとんど記憶にありません。久しぶりに迷惑メールフォルダを見ると、未だに1日に数件の迷惑メールが届いていました。

迷惑メールがなくなる日はおそらく無いでしょう。けれどもG Suiteを利用することで、目に触れなくすることができます。

【Gmailのメリット第3位】メールを探す手間がかからない

こちらもGmailの強力な機能の1つです。

あなたはどのようにメールを整理していますか?

プロジェクトごとにフォルダを作って、受信トレイから移動していませんか?

また、「あのメールに書いてあったんはず・・・」と、目的のメールを探すのに苦労したことはありませんか?

Gmailではそのような作業は不要です。

Gmailの画面には、検索窓があります。


ここにキーワードを入力することで、まるでGoogle検索するかのように、メールを探しだす事ができます。

例えば、田中さんから届いた請求書のメールを探したい場合、「田中 請求書」と入力すれば、きっとすぐに目的のメールが見つかるはずです。


また、Gmailにはアーカイブという機能があります。

アーカイブとは、もうこれ以上対処することがない「不要なメール」を、受信トレイから非表示にする機能です。

このボタンを押すとアーカイブされます。


感覚的には、使い終わったメモを保存用バインダーにしまうイメージです。削除ではありませんので、後で読み返すこともできます。もちろん検索にヒットもします。

終わったメールはどんどんアーカイブして、今やるべきメールだけ受信トレイに残すようにしておけば、大切なメールが埋もれてしまうこともありません。

アーカイブしたメールに相手から返信があると、自動的に受信トレイに戻ってきますので、大変便利な機能です。

まとめ

以上、3つのメリットについてお伝えしました。

その他にも、30GBの大容量やスマホアプリからアクセスできるなど、Gmailだけでも便利な機能が満載です。

次回は、チャットや簡単にテレビ会議ができる「ハングアウト」についてお伝えする予定です。お楽しみに!



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