【G Suite体験談】共有機能で上手にスケジュール調整



今回は、実際にG Suiteを使っている方に、実際にどのような使い方をしているか、聞いてみました!

さっそくご紹介したいと思います。

お名前:舞さん
業種:ウェブデザイナー
利用人数:5人
20代後半女性、仕事はウェブデザインです。私の仕事は、主に企業や個人からの依頼によるウェブサイト作成だったり、他にもメニューやチラシ等のデザイン作成もしています。会社はとても小さく私を含めて常時4~5人はいる状態ですが、シフト制なので出勤もバラバラになります。

1つの案件を1~3人で取り掛かる事もあるので、今までは誰がどこまで作業が進んだのかの確認が面倒でした。そこで「今誰がどんな仕事を担当しているか」、「何の業務が終っていて何がまだなのか」のタスクを確認しやすいようにと、G Suiteを取り入れる事になりました。

このG Suiteで一番便利なのが、同僚同士でカレンダーが共有できる事です。

Googleカレンダーにある「他のカレンダー」から同僚のカレンダーを追加すると、すぐにカレンダーやそこに書いている予定が確認できます。例えば1月10日までに○○のデザインを終えていないといけない場合、そうカレンダーの日にち部分に書いておくだけで、他の同僚に周知できるんです。一々「○○はいつまでだっけ」と予定を確認しなくても一目瞭然なので、手間もかかりません。

他にはGoogleドライブで資料ファイルをアップロードしてそこに保管したり、同僚と共有ができます。これもUSBに保存して渡したりしなくてもいいので、とても楽ちんです。特にデザイン資料で多いPDFが使える事がいいなと思いました。テキストチャット「ハングアウト」で外や家に居てもやり取りが出来ますし、これがテキストだけじゃなくてビデオも可能なんです。

だから遠方の取引先と簡易ビデオ会議も出来ます。最大で15人まで利用可能な所も大変便利に感じました。

Googleサイトという機能も忘れてはなりません。簡易サイトを作って他のユーザーとサイト共有をする事で、こちらのデザインのイメージを伝える事も出来ます。

これ以外にも様々な便利機能があるのですが、何より「情報の共有」が出来る範囲が広い事が良いと思いました。

IT系、デザイン系の仕事をしている人ですと、使いこなす程に大変便利だと感じられると思います。


お名前:myuさん
業種:学生
利用人数:60人
私がこのG Suiteを利用する場面は、サークルの活動においてです。

特に利用するものがGoogleカレンダー。私は部長として毎月活動日の調整を行うのですが、その連絡調整に以前は非常に手間がかかっていました。

というのもサークルに所属する人数は62人。それほどの人数の予定を把握し、活動日に反映させることは生半可なことではありませんでした。しかし、Googleスプレッドシートを共有してサークルのメンバー自身に参加不可の日を記入してもらうことで、手軽に簡単にスケジュール調整ができるようになったと感じています。

加えて、サークルの活動予定表をサークルメンバー間で共有することができるので、スケジュールの確認や調整がいつでもどこでも行えるようになったことが非常にありがたく思う部分です。

情報というものは常に最新のものであるべきです。全員がその情報を共有し、閲覧や編集が行えるG Suiteは、素早く手軽に情報を更新できるとても利用しやすいツールだと思います。

どちらも、GoogleカレンダーやGoogleスプレッドシートをメンバー内で共有して、スケジュール調整に上手に活用しているようですね。

60人のスケジュール調整は大変そうですね。。。確かにGoogleスプレッドシートを共有しておけば、全員が同時に同じファイルにアクセスできるので、最小限のメールのやり取りで済みそうです。

今後も、いろんな業種の方の体験談をレポートしていきたいと思います!

それではまた!

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