【G Suiteのメリット】Googleスプレッドシート編



G Suiteのメリットをランキング形式でご紹介するこのシリーズ、今回はGoogleスプレッドシートのメリットについてお伝えしていきます。

【Googleスプレッドシートのメリット第1位】Excelを買う必要がない

10人分のExcelを購入する場合、148,000円かかります。それも数年経てば古いバージョンとなり、新しいバージョンを全員分に購入する必要があります。

Googleスプレッドシートでは、Excelとほぼ同等の機能が利用できます。表計算機能はもちろん、フィルタや条件付き書式、ピボットテーブルで統計情報を算出することもできますし、グラフも描画できます。「VBAマクロで自動化してるよ」なんて高度な使い方でも、それに変わる「Apps スクリプト」で同じことができるのです。

Googleスプレッドシートの魅力は、Microsoft Excelを買う必要がない。というところでしょう。

ExcelにできてGoogleスプレッドシートできないことは、セルやグラフの装飾周りがほとんどですので、表計算ソフトの本質的な部分はGoogleスプレッドシートで事足りるのです。

また、ブラウザで動作するのでPC毎にインストールする必要もなく、常に最新版なのでソフトをアップデートする必要もありません

もちろん、GoogleスプレッドシートからExcelファイル(.xlsx)に変換することもできる(その逆もできる)ので、送付相手がExcelがご希望であればそれを叶えることも可能です。

【Googleスプレッドシートのメリット第2位】共同作業で仕事が早く終る

資料を複数人で同時に作成することはよくある話です。

ファイルシステムの構造上、ハードディスクにある1つのファイルを複数人で編集することは基本的にできません。ファイルを共有サーバーに置いたとしても、誰かがファイルを編集している間は、他の人はそれが終わるまで待つしかないのです。

Googleスプレッドシートは、その常識を覆しました。複数人で同時にファイルを編集する事ができるのです。

どういう事かというと、1つのファイルの同じシート内で、「A列は田中さんが修正して、B列は鈴木さんが修正する。」という分担作業が同時にできます。

同時編集ができるということは、それだけ仕事が早く終わるという事です。

共同作業の具体例は「むちゃくちゃ捗る!Googleスプレッドシートの共同作業事例をご紹介」でもご紹介していますのでぜひご覧ください。


【Googleスプレッドシートのメリット第3位】集計データをそのままWebに公開できる

こちらも、Webアプリケーションである、Googleスプレッドシートならではの機能です。

Googleスプレッドシートのファイルは、ひとつのURLを持っていますので、Web公開する事もできます。集計したデータやグラフをWebコンテンツとして簡単に公開できるので、わざわざHTMLに書き起こす必要がありません

また、Googleドキュメントの1つである、「Googleフォーム」を使えば、簡単にWebサイトにお問い合わせフォームやアンケートフォームを作成できます。Googleフォームで集計したアンケートデータの集計結果を即座にWeb上に公開する事もできるのです。

Googleフォームの利用例については「サクサク作れる!無料で問い合わせフォームを作る方法」でも詳しくご紹介していますので是非ご覧ください。

このような「Webアプリケーションならではの機能」を備えていますので、アイディア次第で様々なWebコンテンツを作成することができます

【Googleスプレッドシートのメリット第4位】PCがフリーズして書き直し...という悲劇がおきない

PCで資料作成中に、ちょっとトイレに行って戻ってきたらPCがフリーズしていた・・・最後に保存したのは1時間前\(^o^)/。

PCで作業している方なら、誰もが経験した事あるのではないでしょうか。

Googleスプレッドシートを含む、Googleドキュメントで資料を作成していれば、そういう悲劇はおきません。

たとえPCがフリーズしても、ハードディスクが壊れても、なんならPCが忽然と消えてしまっても、ファイルはクラウドに自動保存されているので、簡単に作業を再開することができます。

まとめ

Googleスプレッドシートは、【脱Excel】を叶える魅力的なツールです。もう高いExcelのライセンス費用に悩まされる事はありません。

「信じられない!」という方は、gmailアカウントがあれば無料で利用できるので、是非試してみてください。1時間後には「Excelいらないじゃん!」って思うかも。。。





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