Google Workspaceコラム

リモートワークで大活躍するGoogle Workspaceの機能5選

新型コロナウィルスが世界中で猛威を振るうようになって早2年。2年前といえば「個々の事情に応じた多様で柔軟な働き方」いわゆる「働き方改革」が叫ばれるようになった矢先でもありました。

そして、社員や取引先との直接的な接触を避けるための「リモートワーク」が推奨され、働き方が大きく変わったのはご存知のとおりかと思います。

奇しくも本当に「働き方改革」が起きてしまったように感じます。

同時に、オンラインビデオ通話システムの「Zoom」を始めとする、リモートワークに欠かせないITサービスが誕生・飛躍した2年間でもありました。

Google Workspaceもリモートワークで快適に利用できるように、ここ2年間で多くのアップデートが行われました。特にGoogle Workspaceのビデオ通話「Meet」(旧ハングアウト)は、以前に比べて大変使いやすくなりました。

以前から当サイトでは、Google Workspaceは働く時間と場所を選ばない、まさに「リモートワーク」に適したツールであることをお伝えしていました。

繰り返しになりますが、それはGoogle Workspaceが「100%Web」のシステムだからです。WebがGoogle Workspaceシステムのベースにあるため、時間・場所・端末(PC/スマホ)にとらわれずに利用できるのです。

前置きが長くなりましたが、今回はそんなリモートワークで大活躍するGoogle Workspaceの機能を5つご紹介します。

Googleチャット

以前は「ハングアウト」と呼ばれていたチャットシステムです。名前もシンプルに「チャット」に変わりました。

「隣の席にいる人にちょっと話しかける」そんな今まで当たり前にできていたことが、リモートワークではできません。メールを出すほどでもないちょっとした質問、やり取りはリアルタイム性のあるチャットが便利です。

(Googleチャット)

Google Meet

Google Workspaceのオンラインビデオ通話システムです。こちらも「ハングアウト」から「Meet(ミート)」に名称が変わりました。

当初はレイアウトが見づらかったり、背景のぼかしができないなど、他のサービスと見劣りする部分がありましたが、現在はアップデートされ、大変使いやすくなっています。

社内ミーティングはもちろん、取引先との商談やお客様対応など、今や無くてはならないツールです。Google Workspaceを利用していない外部のユーザーも参加できます。

ヒーロー画像
(Google Meet)

Googleカレンダー

地味に活躍するのが「カレンダー」です。オンラインミーティングの日時調整はこのカレンダーなしではやってられません(笑)

ミーティングに参加するユーザーの空いている時間を1画面で確認でき、Meetの参加用URLの発行から開催前の事前通知など、ミーティング開催にまつわる面倒くさい作業が1度に行えます。

(Googleカレンダー)

Googleドキュメント

リモートワークでは、Officeアプリの「スプレッドシート」「ドキュメント」「スライド」も活躍します。(Microsoftの「Excel」「Word」「PowerPoint」にあたるツールです。)

こういったドキュメント系で困るのはファイル共有です。

相手にファイルをメール添付したり、共通フォルダに保存して共有しておいたとしても「最新ファイルはどれ?」「XX月XX日にメール添付しましたよ?」「ファイル名がXX月XX日が最新です!」といった、不毛なやり取りが必ずといっていいほど発生します。

一方、Google WorkspaceのドキュメントはWeb上で確認するので、そのURLさえ教えておけばファイルは常に1つで最新です。履歴も記録されるので、過去のバージョンを見たい場合は変更履歴から確認することもできます。

また、修正内容はリアルタイムに反映されるため、例えばオンラインミーティングで資料のURLを伝えておき、主催者がミーティング内で加筆修正すれば、全員が同じ資料を見ているので、「今、修正されている様子」がリアルタイムで確認でき、参加者の理解が深まります。

(Googleドキュメント)

デバイス管理

最後は、Google Workspaceの管理ツールにある「デバイス管理」です。実は上記でご紹介した機能は無料のGoogleアカウント(@gmail.com)でも利用できますが、この「デバイス管理」は、Google Workspaceユーザー(の管理者)しかアクセスできません。

例えば、社員がスマートフォンからGoogle Workspaceの各アプリを利用していて、万が一スマートフォンを紛失した場合、管理者がこのデバイス管理を使って、強制ログアウトやアカウントデータをリモートでワイプ(消去)する事ができます。

さらに、リモートワークでは離れている社員の行動を把握することが難しくなりますが、デバイスの「監査ログ」を確認することで、社員のある程度の行動(ログインなど)を把握することもできます。

(Google Workspace デバイス管理)

まとめ – リモートワークで良い一面も

私はこの2年間、約80%以上の期間がリモートワークでした。最初は「非リモートワークと比べると効率がかなり落ちるだろう」と考えていたのですが、新たな始まったプロジェクトは無事に成功し、今考えるとリモートワークが支障になった場面はほとんどありませんでした。

逆に、ミーティングの場所を考えなくてよくなったので、よりカジュアルにミーティングできるようになりました。カレンダーでメンバーのスケジュールをサクッと確認し、急ぎの場合はチャットでMeetのURLを連絡、メンバーはURLを踏んでミーティングに参加。という具合で、むしろ以前にくらべてチームの連携がとれていた面もあるのでないかと考えています。

今回紹介した内容以外にも、Google Workspaceにはリモートワークに便利な多くの機能がありますので、機会があればまたご紹介いたします。

それではまた!

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