Google Workspace活用

【Google Workspace体験談4】Googleドライブをポータルサイト化して情報共有

【Google Workspace体験談4】Googleドライブをポータルサイト化して情報共有

こんにちは。どんとこい!Google Workspaceです。

今回は外資系メーカーで働いていた幸代さんより、Google Workspaceの面白い使い方を伺うことができましたので、ご紹介したいと思います。

それではどうぞ!

外資系メーカーで働くFさんのGoogle Workspace利用方法とは

お名前:幸代さん
業種:メーカー
利用人数:20人

Google Workspaceを利用したきっかけ

私は外資系メーカーで経理を担当しているのですが、こちらに入社してから初めてGoogle Workspaceを使うことになりました。

別の会社で営業の仕事をしている時には、セキュリティ面が厳しく社内イントラを見ないと確認できないデータなども多くあり、わざわざ社に戻ったりして不便だったのです。

今の会社でも、初めは独自のスケジュール管理やメールサービスを使っていたのですが、作業をするのにも時間がかかるデメリットがありました。例えば、スケジュールを確認してから、メールを開いて連絡を入れ、またスケジュールを入れ直す・・・と、とても効率が悪かったです。

Google Workspaceを導入してからはそれらがとてもスムーズにできるようになりました。

プライベートで使っているスケジュールやメールもGoogleだったので、導入からすぐ問題なく使うことができたということもあるかもしれません。

Google Workspaceの便利な機能

使っていた一番便利だったのがメールです。Gmailですが、アドレスドメインは会社名になっていました。

以前は社外での使用が禁止されている社員もいましたが、Google Workspaceにしてからは出先でも使えて便利だと思います。

上司や同僚が海外出張中のことが多く、ミーティングの時間を作るのにも苦労していましたが、Google Workspaceを導入してからはよりスピーディーにミーティングの時間確保が可能になりました。メール、スケジューラー、チャットと全て違うツールが一つにまとまり、より本業に集中できる時間も増えたのです。

今までは、毎月の経理関係の報告書を全てメールで添付したり、イントラに置いたりという作業をしていました。忙しい上司だと、確認することを忘れていたりして、何度も添付ファイルを送ることもあったのです。

Google Workspaceになってからは、オンラインでファイルが共有できるので、多すぎる添付ファイルの管理をする必要もなく、修正が必要な時もすぐに共有できます。そのおかげで、何度も送るという無駄なことがなくなりました。

面白かったGoogle Workspaceの機能

社内ネットワークにある営業とつながる共通の専用のフォルダを作って、ポータルサイトを作ったのです。Webサイトですからインターネット環境があればどこからでもアクセスできますが、公開できる範囲を設定できるのでセキュリティも高くすることができます。

売り上げの予測など営業と常に共有した情報を載せることができるほか、新人の営業さんが知っておくべきナレッジなどもおいておきました。

私はWebサイトなどに関する知識はないのですが、簡単にポータルサイトを自作したのです。

情報共有という意味では、Google Workspaceに勝るツールはありません。

管理人の感想

上司の海外出張が多いというのは外資系ならではのケースですね。100%Webベースで動くGoogle Workspaceなら、相手が国内外どこにいようがネットさえ繋がっていれば簡単に情報共有ができます。ハングアウトによる電話会議も多用されていたのではないでしょうか。

また、メール添付ではなく、Googleドライブのファイル共有をうまく活用されていたところもGoodな点です。ファイルのありか(URL)を共有することで、相手は常に最新のファイルを確認できます

Googleドライブでポータルサイトを作ってナレッジを共有していたところも面白い点ですね。Googleドライブではフォルダ毎にURLがあるため、それをポータルサイト的に利用することもできます。全文検索もできますし、さらにフォルダやファイルごとに共有設定できるので、アクセスコントロールも自由自在です。

幸代さんのおっしゃる通り、情報共有はGoogle Workspaceの最も得意とするところだと思います。

いかがでしたか?どんとこい!Google Workspaceでは、今後も色々な業種で利用されているGoogle Workspace体験談をご紹介していきます!お楽しみに!