むちゃくちゃ捗る!Googleスプレッドシートの共同作業事例をご紹介



Googleドキュメントの強力な機能のひとつに「共同作業」機能があります。Googleドキュメントを使っているけど「共同作業」は使ったことはない、という方もいるかと思います。

共同作業を使うと、複数人で資料を作る作業が革命的に捗ります。

今回は、Googleスプレッドシートで実際に共同作業しているケースをご紹介しながら、共同作業機能のメリットについてお伝えしたいと思います。

見積もり資料の作成を同僚と分担する

私は仕事でシステム開発も請け負っていて、よく見積もり作業を行います。

システムの規模が大きい場合は、同僚と手分けして見積資料を作ることがあり、このときに「共同作業」がとても役に立ちます。

見積もりは、大きく分けて「機能の洗い出し」と「工数算出」の2つの作業を行います。

共同作業を利用すれば、同僚が「機能の洗い出し」を担当、私が「工数算出」担当と作業を分担して、ひとつのファイルをリアルタイムで同時編集することができるのです。


システムの機能について、同僚とチャットやハングアウトで会話しながら、同僚が機能の行を追加していき、私が即座にその工数を入力していくので、非常に効率が良いです。

共同作業をしない場合は...

共同作業をしない場合は、分担したとしてもファイルを同時に編集することができないため、同僚の機能洗い出しが終わるまで工数を入力することができず、どうしても待ちが発生してしまいます。
また、ファイル共有していない場合は、メールでファイルをやりとりするしかなく、とても効率が悪いでしょう。


同じ画面でコミュニケーションがとれる

Googleドキュメントでは、共同作業しやすいよう、コミュニケーション機能が備わっています。

同じ画面上でチャットもできますし、セルひとつひとつにコメントでのやり取りができるので、いちいち「A3のセルだけど...」と文字で指定する手間がありません。


まとめ

Googleドキュメントの共同作業を使えば、離れた場所にいる人でも、まるでひとつのテーブルの大きな紙に一緒に書き込んでいくような、そんな作業が行なえます。

また、相手と相談しながら同時に作業を進めることができるので、1人では思いつかなかったアイディアも生まれやすいのではないでしょうか。

是非、Googleドキュメントの共同作業機能を利用してみてください。






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