こんにちは。今回は、Gmailの隠れた機能「テンプレート」をご紹介します。
お問い合わせの一時返信メールや、日次・週次報告メールなど、同じ様なメールを何度も送信する業務は多いと思います。そんな時、過去のメールから毎回コピペして、相手の名前や日付など変更しなければならない箇所をそのまま送信してしまった事は無いでしょうか?
テンプレートを使うと、よく使うメールのひな形(定型文)から素早くメールを作成することができ、作業効率アップや運用ミスの低減に繋がります。
それでは行ってみましょう!
Gmailのテンプレートの基本的な使い方
Gmailの設定でテンプレート機能を有効にする
Gmailのテンプレート機能は、はじめに設定で有効にしないと使用できません。
Gmailにアクセスし、右上の歯車アイコンから「すべての設定を表示」を選択します。
設定画面の「詳細」タブより、テンプレート機能を「有効にする」にチェックし、「変更を保存」ボタンを押します。
これで、Gmailのテンプレート機能が使えるようになりました。
テンプレートを新規作成する
それでは、新しいテンプレートを作ってみましょう。テンプレートを作成するには、まずは新規メールを作成し、テンプレートとなるメール内容を記述します。タイトル、メール本文をテンプレートに含めることができます。(残念ながら宛先・Cc・Bccはテンプレートに含めることができません)
テンプレートにしたい内容を入力したら、メール作成ウィンドウ下部の「︙」メニューより、「テンプレート」→「下書きをテンプレートとして保存」→「新しいテンプレートとして保存」を選択します。
「新しいテンプレート名の入力」ウィンドウで保存するテンプレート名を入力し、「保存」ボタンを押します。デフォルトはメールタイトルになっています。
これで、テンプレートが作成できました。
テンプレートからメールを作成する
保存したテンプレートからメールを作成する場合は、新規メール作成ウィンドウの「︙」メニューより「テンプレート」を選択すると、保存されたテンプレートの一覧がメニューに表示されますので、使用したいテンプレート名を選択します。
選択したテンプレートがメールに挿入されました!
テンプレートの編集・削除方法
登録済みのテンプレートを編集する場合は、メールの新規作成から編集したいテンプレートをいったん呼び出し、編集します。編集後「︙」メニューより、「テンプレート」→「下書きをテンプレートとして保存」を選択し、テンプレートの上書きメニューより、上書きしたいテンプレート名を選択します。違うテンプレートを選択してしまうと、そのまま上書きされてしまいますのでご注意ください。
削除する場合は、メールの新規作成ウィンドウの「︙」メニューより、「テンプレート」→「テンプレートを削除」を選択し、テンプレートの削除メニューより、削除したいテンプレート名を選択します。
削除確認メッセージが表示されますので「削除」ボタンを押して削除完了です。
まとめ
Gmailのテンプレート機能を使えば、変わらないところだけをひな形として保存しておけるので、作業効率アップやミスの低減に繋がります。使い方もシンプルですので、まだ使用していない方は、是非使ってみてください。
以上、Gmailのテンプレートの基本的な使い方をご紹介しました。