Google Workspaceでは、通常は1人のユーザーに対して、1つのメールアドレスが作成されます。
ですので、たとえば新しく社員が入社して新しいメールアドレスが必要となった場合、Google Workspaceユーザーを追加する必要があり、1ユーザー分の費用が発生します。
それでは、info@example.comのような会社の代表のメールアドレスや、support@example.comといった、お問い合わせ用のメールアドレスについても、お金を払ってメールアドレスを追加する必要があるのでしょうか？
実は、Google Workspaceでは、いくつかの方法で、無料でメールアドレスを増やすことができます。
では早速みていきましょう。
メールアドレスのエイリアスを利用する
一番お手軽な方法は、メールアドレスのエイリアス機能を利用します。設定は不要ですぐに利用することができます。
たとえば、suzuki@dontokoiapps.com というメールアドレスであれば、
suzuki+任意の文字列@dontokoiapps.com
というアドレスが作れます。
例：suzuki+twitter@dontokoiapps.com
これは@gmail.comアドレスでも同様の事ができます。
エイリアス機能というのは、そのユーザーのもう一つのアドレスという意味で、エイリアスに送られたメールは、すべてそのユーザーのメインアドレスに届く仕組みです。
サブアドレスとして利用することができますね。
Google Workspaceのエイリアス機能を利用する
こちらも同じエイリアス機能ですが、上の方法は「ユーザー名+任意の文字列」というルールでしたが、こちらは、完全に任意の文字列のメールアドレスが作れます。
こちらはGoogle Workspaceの管理画面で設定が必要です。Google Workspaceの管理画面にログインしましょう。
ユーザーを選択します。
次に、エイリアスを作成するユーザーを選択します。
アカウントを選択します。
エイリアスを追加のリンクをクリックし、作成したいアドレスを入力します。
これでエイリアスが作成されました！
こちらの方法は、任意のユーザー名が利用できますが、当然すでに存在するアドレスは利用できません。また設定には、管理者権限が必要ですので、ユーザーが各自で追加することはできません。
グループを利用する
Google Workspaceにはグループという機能があります。
部署ごとプロジェクトごとでグループを作成し、複数のユーザーを参加させることができます。
グループには任意のメールアドレスを1つ作ることができ、このメールアドレスに送られたメールは、グループに参加しているユーザーに転送されますので、メーリングリストとして利用する事ができます。
では、グループを作成してみましょう。
グループ設定は、その他の設定にあります。
グループを作成をクリックします。
グループの名前とメールアドレスを入力します。アクセスレベルは説明を読んで適切なものを指定してください。
グループが作成されました！続いてこのグループにユーザーを追加しましょう。
ユーザーの管理をクリックします。
グループに参加するユーザーのメールアドレスを入力します。グループのオーナーであれば、オーナーとして追加しましょう。
これで、グループの設定は完了ですが、このままでは、グループのメールアドレスはこの組織(ドメイン)内からしか受信できません。
たとえば、ホームページのお問い合わせ用などでグループのメールアドレスを掲載して、第三者からのメールを受信可能とさせるには、もうすこし設定が必要です。
アクセス設定をクリックします。
基本的な権限を選択し、投稿の欄を「一般公開」も選択します。
最後に保存ボタンをお忘れなく！
これで、このグループのメールアドレスに外部の人からのメールも受け取れるようになりました。権限を与えたのは投稿(メールアドレスによる投稿)についてだけなので、外部の人がこのグループにアクセスすることはできません。
まとめ
以上、無料でメールアドレスを増やす方法を３つご紹介しました。
実際にユーザーが増えた場合はアカウントを購入する必要はありますが、部署のアドレスや、お問い合わせ用途のメールアドレスなどでは、今回紹介した方法でいくつでも増やすことができます。
