皆さん、Googleシートにまた新たな機能が追加されました！今回の新機能は「スマートチップデータ抽出」です。
この機能が登場することで、これまでにないデータ分析の手法が身近になります。たとえば、人物、ファイル、イベントの情報など、スマートチップから直接必要なデータを抽出し、より詳細なソートやフィルタリング、分析が可能になるのです。
この記事ではその具体的な使用方法と具体例を交えて、スマートチップデータ抽出の魅力をお伝えします。
更新内容
この新機能「スマートチップデータ抽出」は、Googleシート内のスマートチップから情報を素早く抽出することができる機能で、データの高度なソート、フィルタリング、分析を容易にします。
Googleシート内に埋め込むことができる、特定のデータを持つ小さな要素のことです。例えば、人物の名前やEメールアドレス、ファイルの種類やURL、イベントのURLや概要などが該当し、「@」記号を入力することで簡単に文書内に挿入できます。
具体的には、この新機能はスマートチップに関連するメタデータ（ファイル名や更新日時、オーナーなど）を隣接するセルに出力することができます。そして、その出力したデータは元のスマートチップと情報が同期されています。簡単に言うと、複数のスマートチップ付随する情報をスプレッドシートに一覧化できるのです。
例えば、プロジェクト管理者が複数の作業者のドキュメントの進捗管理をしたい時、関連のドキュメントの所有者、更新日時、最終更新者などの情報をこの機能を利用してスプレッドシートにリスト化しておけば、各ファイルを一つ一つ確認せずともこのシートを見るだけで状況が把握できます。
もちろん情報は一元化されています。最新の情報は「Refresh & manage」セクションにアクセスすることで、データを更新し、最新の変更を反映させることができます。
この機能は、Googleシートを使ってデータを追跡し整理するためのものであり、一覧化するだけではなく、スマートチップから派生したデータを使って分析・集計を行うことも可能です。
たとえば、チームメンバーの場所のバリエーションを数えるといった場面で活用できます。以下は、「B3:B11」の範囲の人物の場所を数える例です。「.location」という部分がその範囲にあるスマートチップの属性を取得します。これは、全員が東京なら「1」、東京と福岡に分散しているなら「2」を返すはずです。
利用シーン
スマートチップデータ抽出機能は、様々な場面で大いに役立つ機能です。その他の具体的な例を考えてみました。
プロジェクトの管理
あなたがプロジェクトを管理していて、関連するドキュメント、その所有者、作成時刻、最後に編集した人などの情報を一元的に管理したい場合、スマートチップデータ抽出は大変役立ちます。関連するファイルチップからこれらの情報を抽出し、一覧化することで、プロジェクトの進行状況を手軽に確認することが可能になります。
社員の情報管理
たとえば、社員の情報を管理していて、彼らがどの場所にいるかに基づいてタスクを適切に委任したい場合、人物チップから地域情報を抽出することができます。これにより、地域特有のタスクを最適な社員に委任することが可能になり、組織全体の業務効率を上げることができます。
イベント管理
例えば、あるイベントのスケジュールを管理する必要がある場合、カレンダーのスマートチップから情報を抽出することで、簡単に一覧化できます。カレンダーの日付が変わった場合も同期されるので、イベントの管理が一段と簡単になります。
このように、スマートチップデータ抽出機能は、Googleシートを使用してデータの追跡、整理、分析を行う際の強力なツールとなります。様々なビジネスシーンにおいて、データ分析が劇的に簡単になることでしょう。
リリーススケジュール
この新機能「スマートチップデータ抽出」のリリースは、以下のとおりです。
| Rapid Releaseドメイン | 2023年5月17日から展開 |
| Scheduled Releaseドメイン（通常はこちら） | 2023年6月14日から展開 |
なお、新機能「スマートチップデータ抽出」の利用可否は、ユーザーのアカウント種別により異なります。
基本的には、すべてのGoogle Workspaceユーザーと個人のGoogleアカウントユーザーが利用できますが、一部のデータ（名前とEメール（人物チップ）、MIMEタイプ、URL、ファイル名（ファイルチップ）、URLと概要（イベントチップ））の抽出のみ可能です。
全ての可能なデータ（詳細はヘルプセンターで確認可能）の抽出は、Google Workspace Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Plus, Education Standard, そして Teaching and Learning Upgrade に提供されます。
まとめ – 点在する情報をリスト化して管理できる
以上、Googleシートの新機能「スマートチップデータ抽出」について詳しく説明しました。
いまいち、この機能のメリットについてピンと来ていない方もいらっしゃるかもしれませんが、この機能のポイントは、ドキュメントや人、カレンダーの予定など点在している情報を、Googleシートによってリスト化して管理できる点あります。また、情報も同期化されるので、情報の伝達漏れも防ぐことができます。
どちらかというと、プロジェクトリーダーやマネージャーなどの管理職の方々にメリットがある機能といえるでしょう。
今回のアップデートは、Googleのコンテンツとデータをより効果的に活用するための新たなステップとなります。各自のビジネスや学習、個人的なプロジェクトにおいて、いかにしてこの新機能を活かすか、ぜひ考えてみてください。
日々の業務において、この新機能がどれだけ大きなインパクトをもたらすかを実感していただければと思います。
ソース記事：Complete data-driven tasks faster with new smart chip data extraction in Google Sheets
