こんにちは。みなさんはイベントや会議の計画書を、同僚やパートナーと共同で作成することはありませんか？
今回、Googleが発表した新機能では、Google Docsを使ってイベントや会議の計画を共同作成し、そのままGoogle カレンダーに引き継ぐことが可能になりました。
これで、イベントの共同計画がさらにスムーズになること間違いなしです！どういった機能か早速見ていきましょう。
更新内容
Google Docsは、その便利な共同作業機能で知られていますが、今回、その機能がさらにパワーアップしました。具体的には、Googleカレンダーの下書きをGoogle Docsで作成し、その後、Googleカレンダーに一発登録することが可能となります。
具体的には、ドキュメントの中で”@”と「カレンダーの下書き」を入力してEnterを押すだけで、上記のようなカレンダーの下書きを作成できます。また、「挿入」メニューから「構成要素」を選び、「カレンダーの下書き」を選択することも可能です。
参加者や日時、場所はスマートチップを使って登録し、最後に左上のカレンダーアイコンをクリックすることで、一発でGoogleカレンダーに登録できます。
この新機能のメリットは、日程や時間、出席者、イベントの詳細など、複数の関係者がGoogle Docsを使って共同で登録できる点にあります。
これにより、Google Docsを通じてより効率的にイベントの準備を行い、全員が必要な情報にアクセスできるようになります。
利用シーン
この新機能が活躍するシーンは様々です。
プロジェクト会議の計画に
例えば、大きなプロジェクトや会議の計画段階から役立ちます。予定されている複数の会議の日程や時間、参加者、詳細などを複数の関係者にGoogle Docsに入力してもらい、最後にカレンダーアイコンをクリックすることで、カレンダーに一発登録できます。
セミナー参加者に一斉招待メールを送る
また、社内研修やセミナー、ワークショップなどの企画時にも有効です。例えば、セミナーの招待状を作成する際、Google Docsでのカレンダー作成を通じて、同僚と一緒に内容をブラッシュアップし、それをカレンダーに一発登録することで、出席者への大量の招待メールをGoogleカレンダーを通じて自動送信することができます。
社外のメンバーとも共有可能
さらに、この新機能は、ボランティア活動や非営利団体のイベント計画など、社外のメンバーとの協業でも役立ちます。計画段階から実施まで、全ての情報を一元化して共有することで、スムーズなコミュニケーションと効率的な進行が可能となります。
リリース日
本機能は下記のスケジュールで最大15日間かけて展開されます。
| Rapid Releaseドメイン | 2023年5月17日から展開 |
| Scheduled Releaseドメイン（通常はこちら） | 2023年5月20日から展開 |
本機能の対象となるのは、Google Workspaceの以下のエディションのユーザーとなります。
Business Standard
Business Plus
Enterprise Standard
Enterprise Plus
Education Plus
Nonprofits
それ以外のエディションや、無料のGoogleアカウントでは残念ながら利用できません。
まとめ
この機能により、日程や時間、出席者、イベントの詳細など、必要な情報を一元化して共有し、共同編集することが可能になります。そして、作成したドラフトは一発でGoogleカレンダーのイベントとして取り込むことができます。
会議の計画、プロジェクトの準備、ワークショップの企画など、様々なシーンでこの新機能が役立つことでしょう。ただし、全てのGoogle Workspaceユーザーが利用できるわけではないので、ご利用のプランを確認してからお使いください。
この新機能を活用し、スケジュール調整やイベント計画をよりスムーズに、より効率的に行いましょう。
ソース記事：Collaborate with others on Google Calendar invites in Google Docs
