こんにちは。
みなさんは請求書や契約書、どうやって作っていますか？
前に作ったものをコピーして作って「クライアント名や金額が前のままだった！」なんて失敗はありませんか？
そんな、あるあるを解消するような、Googleドキュメントの新機能「変数チップ」がリリースされます。
これは、請求書や契約書などの様々な文書の作成を劇的にシンプルにする新機能です。ひとつの場所で内容を編集するだけで、文書全体の同じ部分が一気に更新されるという画期的な機能で、大量の文書作成も一段と簡単になります。
今回は、業務の効率化に役立つこの「変数チップ」について、詳しくご紹介していきましょう。
更新内容
「変数チップ」はGoogleドキュメントの新機能で、文書作成の作業フローを大幅に簡素化するものです。
例えば「クライアントの名前」や「契約番号」、「住所」「金額」など、ひとつの文書にいくつも同じ単語が出てくる場合、それらの単語を「プレースホルダー」として事前に設定することで、後から自由に挿入したり入れ替えることができます。
そして、そのプレースホルダーの値を一箇所で編集するだけで、文書全体の同じ部分が一斉に更新されるというものです。
この変数チップの特徴は、”動的プレースホルダー”として変数を利用することで、テンプレートの作成がより効率的かつ正確になる点です。自分だけのカスタムビルディングブロックを作成したり、文書自体をテンプレートとして活用することができます。
この新機能は、管理者の制御が不要で、エンドユーザーはGoogleのヘルプセンターで「変数チップ」の挿入と使用について学ぶことができます。
この新機能のリリースにより、Googleドキュメントはさらに使いやすく、効率的なツールとなりました。
利用シーン
「変数チップ」はさまざまなシーンで役立つ機能ですが、具体的な利用ケースをいくつかご紹介しましょう。
請求書の作成に
例えば、あなたが請求書を作成しているとします。顧客名や住所、請求金額などは顧客ごとに異なる情報ですよね。これらを「変数チップ」で設定しておくと、それぞれの情報を一箇所で編集するだけで、請求書全体の同じ部分が一気に更新されます。これにより、大量の請求書を手作業で一つひとつ作成する手間が大幅に削減されます。
契約書の作成に
また、契約書や提案書の作成にも「変数チップ」は大いに役立ちます。契約書では、相手方の名前や契約期間、契約内容など、文書内で何度も繰り返される情報を「変数チップ」に設定しておくと、内容の変更や修正が必要な場合にも一箇所で変更すれば良いので、ミスを防ぎつつ、時間も大幅に節約できます。
プレスリリースの作成に
さらに、マーケティングの領域でも「変数チップ」は活用できます。例えば、一斉メールの下書きや、プレスリリース、ニュースレターなど、大量の似たような文書を作成する際にも、「変数チップ」を活用すれば、効率よく作業を進めることができます。
これらの利用例からもわかるように、「変数チップ」は文書作成作業を大幅にシンプルにし、効率化するための強力なツールとなります。
リリース日
本機能は下記のスケジュールで最大15日間かけて展開されます。
| Rapid Releaseドメイン | 2023年5月23日から展開 |
| Scheduled Releaseドメイン（通常はこちら） | 2023年6月5日から展開 |
対象となるユーザーは、Google Workspaceの以下の上位エディションのユーザーとなります。無料のGoogleアカウントも利用できません。
Business Standard
Business Plus
Enterprise Standard
Enterprise Plus
Education Plus
Nonprofits
まとめ
Googleドキュメントの新機能「変数チップ」、色々な使い方ができそうですね。私の環境ではまだ使えないようですので、実際に使えるようになってから機能をレビューしてみたいと思います。
「変数チップ」の登場により、Googleドキュメントはさらに強力なツールとなり、私たちのビジネス活動を一層スムーズに進める手助けをしてくれることでしょう。
ソース記事：Simplify workflows in Google Docs with variable chips
