「Google連絡先」がチームで管理しやすくなりました！

こんにちは。

日々の業務でGoogle Workspaceはいかが活用されていますか？特に、連絡先の管理は一人ひとりの手間となっていませんか？

そのお困りごとを解消すべく、Google Workspaceは新機能を発表しました。

今回から、Google 連絡先（Contacts）におけるラベル更新や”その他”カテゴリーの連絡先管理が、チーム内で共有しやすくなります。一人ひとりが管理する手間を減らし、全体での効率アップを図る、この新機能の詳細をご紹介します。

更新内容

この度、Google Workspaceは、連絡先（Contacts）の管理に関する新機能をリリースしました。この更新では、”連絡先の委任者”（Contacts delegates）が、Google Contacts上で連絡先のラベルを直接更新し、”その他”カテゴリーの連絡先を管理できるようになります。

これまでは、ラベル管理はGmail上で行われていましたが、これからは連絡先の直接操作で可能となります。

新機能の導入は2つの段階で進行します。まず、今月から既存の委任者はアクセス権限の再承認を求められるようになります。そして、2023年7月までに再承認が行われない委任者は、連絡先管理の権限を失う可能性があります。

また、管理者（Admins）は、Admin SDK APIを利用して、自身のドメイン内のユーザーに対し、連絡先の委任権限を追加・削除することも可能となります。

これらの更新により、連絡先管理が一元化され、業務効率化が図られます。また、各個人の作業負荷軽減にもつながります。

利用シーン

この新機能は様々なシチュエーションで役立つことでしょう。ここでは具体的な利用ケースをいくつかご紹介します。

チームでのプロジェクト管理

チームで大きなプロジェクトを進行させる際、連絡先の一元管理が求められます。特定の人が連絡先のラベルを更新し、全体の連絡先を整理することで、メンバー全員が必要な情報を確認しやすくなります。また、”その他”カテゴリーの連絡先管理機能を活用すれば、プロジェクト外からの重要な連絡も見逃さずに管理できます。

秘書業務やアシスタント業務

上司や他のメンバーの連絡先を管理する秘書やアシスタントの方々にとっても、この新機能は大いに役立ちます。直接連絡先のラベルを更新したり、”その他”カテゴリーの連絡先を管理したりすることで、連絡先の整理整頓がよりスムーズに行えます。

大規模組織での情報共有

大企業や大規模組織では、数多くの部署やチームが存在します。その中で、重要な連絡先を一元管理し、適切なラベルをつけて共有することで、組織全体の情報共有をスムーズに進めることができます。

これらの例からもわかるように、今回の新機能はGoogle Workspaceを活用する全てのユーザーにとって、より効率的な連絡先管理を可能にします。

リリース日・対象ユーザー

新機能のリリースは、下記のスケジュールで最大15日間かけて順次行われます。

Rapid Releaseドメイン	2023年5月26日から展開
Scheduled Releaseドメイン（通常はこちら）	2023年5月26日から展開

対象となるユーザーは、全てのGoogle Workspaceのユーザーとなります。なお、無料のGoogleアカウントではこの新機能の利用はできません。

まとめ

この機能強化により、連絡先の管理を任された秘書やアシスタントが、Google 連絡先上で直接ラベルを更新し、”その他”カテゴリーの連絡先を管理できるようになります。

これにより、一人ひとりが連絡先の管理を行う手間を軽減し、全体の業務効率を上げることが可能になります。

Google Workspaceを一層便利に活用し、業務の効率化を図る一助となることを期待しています。今後のGoogle Workspaceの進化にもぜひご期待ください！

ソース記事：Contacts delegates can now update labels and manage “Other” contacts