Google Workspace活用

1つのGoogle Workspaceアカウントを複数人で使い回せる?

1つのGoogle Workspaceアカウントを複数人で使い回せる?

こんにちは。

Google Workspace質問コーナーで特に多いご質問が「1つのアカウントを複数人で使うことができるか?」という内容です。

確かに、Google Workspaceでは、1アカウントごとに料金がかかるため、利用用途によっては、1つのアカウントを複数人で使いまわして、費用を抑えたいケースがあるかもしれません。

このような使い方は、Google Workspaceで利用できるのでしょうか?ちょっと調べてみました。

実際にやってみた

実際にやってみることにしました。

まずは、1つのPC上で、別の種類のブラウザで同じアカウントでログインし、Googleドキュメントを同時に編集してみます。

大丈夫そうです。別のアカウントで同時編集している時と同じように、カーソルの位置や編集内容がリアルタイムに反映されました。

別のブラウザとはいえ、同一のPC、同一ネットワーク上なのでうまく行っているのかもしれません。この状態で、Wi-Fiにつなげていないスマホで同じファイルを編集してみます。

こちらも大丈夫そうですね。

一度に同時編集しているわけではありませんが、異なるネットワークや端末からでも、特にエラーや警告は表示されずに利用できそうです。

複数人での1つのアカウントを使い回しできる?

さらに調べたところ、Googleの公式ヘルプに以下の記載がありました。

Gmail アカウントは 1 人のユーザーによる使用を目的として設計されています。1 つのアカウントに複数のユーザーがさまざまな場所から頻繁にアクセスすると、Gmail の制限に達し、アカウントが一時的にロックされる場合があります。

引用元:複数ユーザーでのアカウントの共有(Google Workspace管理者ヘルプ)
https://support.google.com/a/answer/33330?hl=ja#

との事です。上で試した程度では大丈夫なようですが、「様々な場所」つまり、「様々な端末やネットワーク」から「頻繁に」アクセスがあると、アカウントが一時的にロックされる事があるようです。

ロックされた状態を経験したことはありませんが、一定時間アカウントが利用停止になるようです。

というわけで、Googleもある程度の同時利用は許しているようですが、元々1ユーザー=1アカウントで設計されているので、度が過ぎた利用は許していないようですね。

1アカウント複数人利用のデメリット

では、1アカウントを複数人で利用した場合、どのようなデメリットがあるのでしょうか?少し考えてみました。

誰がファイルを更新したかわからない

Googleドライブでは、ファイルの更新履歴を記録しています。同じアカウントを複数人で利用している場合、誰がファイルを編集したのかわからなくなります。

メールの既読がわからない

Gmailでは、開いたメールには既読状態となりますが、誰かが最初にメールを開いたタイミングで既読となるため、後からログインした人は未読メールを確認できず、大切なメールを見逃してしまうかもしれません。

パスワードの漏えいリスク

当然、同じパスワードを複数の人が管理している状態となるため、パスワードの漏洩リスクが高まります。

その他にも、色々とデメリットはありそうです。

通常利用であれば、1ユーザー:1アカウントで利用することをおすすめします。