Googleが提供するグループウェア「Google Workspace」は、すでに600万社を超える企業で導入されています。業種もITや飲食、エンタメと様々です。Google Workspace公式サイトによると、「ANA」「カシオ」「JTB」「富士ソフト」などなど、大手有名企業も導入しています。
なぜ Google Workspace はこれら多くの企業に選ばれているのでしょうか？その秘密について私なりに考えた理由をお伝えします。
「100%Webサービスである」という事
Google Workspaceの最大の特徴は、「100%Webサービスである」ということ。これに尽きるのではないかと思います。
100%Web、今風に言うと「クラウドファースト」の思想で設計されたサービスは、そうでない物に比べて様々なメリットをもたらします。
では、100%Webサービスという事は、どういうメリットをもたらすのでしょうか？
パソコンにソフトをインストールする必要がない
100%Webサービスということは、すべての機能がブラウザから利用できます。言い換えると、準備するものは「ネット環境とブラウザさえあればOK」なのです。これは現在のほとんどの企業がすでに持っているものです。
マイクロソフトのExcelやWordのように追加のソフトウェアをパソコンにインストールする必要がありません。
ソフトをインストールする必要がないので、導入の手間も省けますし、OSの種類やバージョンの違いなどPC環境によるソフトウェアトラブルも起きません。もちろん、特別なネットワーク機器など、追加のハードウェアも不要です。
これは、導入するユーザー数の多い大企業にとっては特に大きなメリットです。
利用する機能は常に最新版
Webサービスであるということは、データやソフトウェアはすべてサーバー側にあります。
ですので、たとえば、Gmailの受信トレイ画面で新たな機能追加(バージョンアップ)が行われた場合、利用者はアップデート操作をする事なく、すぐにその機能を使うことができます。（アップデートされたことすら気づかないかもしれません）
つまり、利用するGoogle Workspaceのサービスは常に最新版である。という事です。
利用者側でソフトをアップデートする手間もかかりませんし、「最新版にアップデートしたら動かなくなった！」なんて事も起きません。
Google Workspaceは日々改良されており、毎週のように機能改善や機能追加が行われています。バージョンアップのために追加の費用がかかるようなこともありません。
いつでもどこでも使える
また、Webサービスなので、インターネット回線とブラウザさえあれば、どこからでもサービスが利用できる。という事も大きなポイントでしょう。
移動中の新幹線、カフェ、休暇中のホテルなどなど、インターネットとブラウザを搭載した端末さえあればOKです。もちろん、スマホやタブレットからも利用できます。
「直帰予定だったけど、お客さんにメールを出すためだけに会社に戻ってきた。」という事もありません。
情報が安全に保護される
Google Workspaceで作成したデータは、全てGoogleのサーバー上にあります。
大事なデータがクラウド上に保存される事に抵抗がある方もいらっしゃるかもしれませんが、Googleはセキュリティ対策を最優先事項としてサービスを運営しており、数百人規模のセキュリティ専門チームによる「ゼロトラスト」というセキュリティポリシーの元、様々な技術を用いて利用者のデータを安全に保護しています。
データがクラウド上にあるということは、情報が一元化される。という事です。
Google Workspaceのデータは、パソコンのハードディスクやUSBメモリ上にデータを保存しないため、「顧客データの入ったUSBメモリを落としてしまった！」「PCが盗まれた！」「災害でPCが無くなった！」といった、物理的なデータ紛失や流出の心配がありません。
社外秘の資料を関係ない人にメール添付してしまった事はないでしょうか？
Google Workspaceでは、基本的に資料をメールに添付せず、資料の場所（URL）を相手に伝えます。資料は細かく共有設定(誰がアクセス可能か)できるので、万が一見られたくない人に資料場所を教えてもその人は資料にアクセスすることができません。
こういった、ヒューマンエラーによる情報漏えいに対してもメリットがあります。
まとめ
このように、「100%Webサービスである」という事は様々なメリットをもたらします。
GoogleWorkspaceはもとよりGoogleのサービス全般は、リリース当初から一貫してこの思想が土台にあり、Google自体の強い思想とも言えるでしょう。
