Google Workspace活用

高価な予約システムはもう不要かも!?Google Workspaceの予約受付機能を使ってみた

こんにちは。

世の中には、有料無料問わず様々な予約システムがありますが、Google Workspaceでも予約受付ができる事はあまり知られていないかもしれません。

予約システムとは、顧客がPCやスマホから希望日時を指定して、席や人を事前に確保できるWebシステムです。美容室やオンライン英会話、エステサロンなど様々な業種で利用されており、電話やメールなどに比べて、ダブルブッキングの防止や顧客への通知、お店向けの予約管理などアナログではできない便利な機能があります。

今回は、そんなGoogle Workspaceでの予約受付機能を紹介いたします。

本記事で紹介するGoogleカレンダーの「予約スケジュール」機能は、Google Workspace Standardエディション以上で利用できます。無料のGoogleアカウントや、Google Workspace Starterエディションでは利用できませんのでご注意ください。

予約スケジュールを設定しよう

Google Workspaceでの予約受付は、Googleカレンダーの「予約スケジュール」という機能を使います。

以前は似たような「予約枠」という機能がありましたが、予約スケジュールは予約枠がより使いやすくなった進化バージョンです。

今回は「Google Workspace導入オンライン相談会」と題して、オンラインでGoogle Workspace導入の相談会を行う想定で予約スケジュールを使ってみたいと思います。相談会の内容は以下のとおりです。(※実際は行っていません)

■Google Workspace導入オンライン相談会
■期間:2022年8月1日~8月12日
■時間:平日10時~16時(12時30分~13時30分は昼休み)
■相談時間:1時間
■1枠の間の休憩時間:15分
■予約受付日時:実施日時の30日前から24時間前まで

まずは、予約の設定を行っていきます。Googleカレンダー(https://calendar.google.com/)にアクセスし、左上の「作成」ボタンから「予約スケジュール」を選択します。

予約スケジュールを登録するウィンドウが表示されますので、各項目に入力していきます。

予約のタイトルには「Google Workspace導入オンライン相談会」と入力します。この項目はユーザー側の通知メールやGoogleカレンダー上に表示されるため、ユーザーから見てもわかりやすい名前を入力するようにしましょう。

「予約枠の長さ」は、今回の「1時間」を指定します。

「通常時の予約枠の時間」は「毎週繰り返す」とし、平日の午前と午後それぞれの時間帯を指定します(12:30~13:00が昼休みなので)。赤丸のコピーボタンを押すと、その曜日の日時がその他の曜日の日時に一括置換されるので便利です。土日は予約不可とします。

続いて、「予約受付期間」を指定します。今回は期間が決まっているので「開始日と終了日」を選択し、8月1日~8月19日までを指定します。

予約の受付開始日、終了時間も今回の開催に合わせ、実施日の30日前~24時間前を指定します。

次に、「臨時の予約枠の時間」を指定します。今回は8月11日が祝日ですので、この日を指定し、赤丸のボタンを押して、この日は終日「予約不可」とします。

続いて、「予約済みの予約枠の設定」で「準備時間」に15分を設定します。これは今回の例であれば、次の顧客までの間の資料準備や主催者の休憩時間にあたります。

また、1日あたりの予約件数の上限も指定できます。今回は特に指定しないのでチェックオフにしておきました。

入力内容に応じて、右のカレンダーエリアに枠と準備期間が水色で表示され、視覚的にわかりやすいです。また、予約受付日時や、予約枠の間の準備時間などかなり細かく指定できる印象です。

今回は1週間以上の期間だったので、予約枠の時間を「毎週繰り返す」としましたが、数日間であれば「繰り返さない」として、特定の日時のみを入力させることも可能です。

引き続き「次へ」ボタンを押して、次の項目を入力していきましょう。「予約ページの写真と名前」は、現在Googleカレンダーにログインしているユーザーの氏名が表示されます。この名前は顧客側の予約ページに表示されるので、会社名や店舗名のユーザーを準備されることをおすすめします。

なお、予約ページ側はこの部分に表示されます。

「場所と会議」は、今回はWeb会議のため「Google Meetビデオ会議」を選択しました。その他にも「対面会議」「電話」「なし/後で指定」を選択することができます。

「説明」には、今回の予約の概要を記載します。これは予約ページと通知メールに表示されるので、できるだけ詳細な情報を記載しておきましょう。

続いて予約フォームの設定です。これは顧客が予約するときに入力する項目です。「姓」「名」「メールアドレス」は必須で変更できません。追加で「電話番号」と任意の「カスタマイズ項目」が一つ追加できます。今回はご質問の内容を必須として追加しました。項目はこれ以上増やすことができません。

メール確認は、Googleアカウントを持っていない顧客向けに、予約時にメール認証を挟むかどうか指定できます。メールアドレスや本人確認を確実なものにしたい場合はチェックしておくと良いでしょう。

最後にメールの設定です。メールは、予約時と開催前のリマインダーメールが予約者と主催者側双方に送信されます。今回のリマインダーメールは1日前と1時間前にしておきました。

最後に保存ボタンを押して完了です。

予約ページを見てみよう

予約スケジュールの登録が完了すると、Googleカレンダーの該当の期間には以下のように、予約の枠が設定されていることがわかります。クリックすることで、予約スケジュールの詳細ウィンドウが表示され「予約ページを開く」をクリックすると、顧客向けの予約ページにアクセスできます。

なお、この予約ページのURLを、自社ホームページや、チラシのQRコードに記載するなどして顧客に周知します。近日中にHTML埋め込みコード機能も提供される予定です。

今回登録した予約スケジュールの予約ページは、以下のように表示されます。きちんと8月11日は予約できないようになっていますね。

顧客は各日付の時間枠をクリックして予約できます。もちろんその枠が埋まっていれば予約することはできません。

予約に進むと、予約スケジュールで設定したとおりの入力項目が表示されています。各項目入力して「予約」ボタンを押して予約完了です。

Googleアカウントを持っていない場合は、ここでメール認証のために確認コードが要求されます。メールに届いた確認コードを入力して予約が完了します。

予約が入ると、予約者と主催者側には以下のようなメールが届きます。「場所と会議」をGoogle Meetにしたため、Google Meetのリンクが付いています。

Googleアカウントの場合は、Googleカレンダーにも予定として自動登録されています。ここから予約をキャンセルすることもできます。

主催者側のGoogleカレンダーでは、以下のように予約スケジュール枠の中に予約が入っていることがわかります。

まとめ

以上、Google Workspaceの予約スケジュールを使った予約受付をご紹介しました。

予約に関して必要な機能は一通り揃っている印象ですが、以下の点がまだ機能不足だと感じました。

  • 1つの予約枠に複数人応募できるような、定員制の予約に対応していない
  • 予約フォームのカスタマイズが電話番号と別に1つしか追加できない
  • 予約フォームの項目に選択肢やチェックボックスが指定できない
  • 通知メールの氏名の後に「様」などの敬称を入れれない

しかし、以前の「予約枠」から比べると、機能数や予約ページの品質が大きく向上し、実用に耐えられるレベルまで進化した印象です。

特に、Googleカレンダー、Google Meetとしっかり連携できているため、Googleサービスを利用している人は、よりスムーズな予約体験ができると思います。

皆さんのビジネスにマッチするようでしたら、予約システムとしてGoogle Workspaceを選択してみてはいかがでしょうか。

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