こんにちは。
Google Workspace質問コーナーで特に多いご質問が「１つのアカウントを複数人で使うことができるか？」という内容です。
確かに、Google Workspaceでは、1アカウントごとに料金がかかるため、利用用途によっては、１つのアカウントを複数人で使いまわして、費用を抑えたいケースがあるかもしれません。
このような使い方は、Google Workspaceで利用できるのでしょうか？ちょっと調べてみました。
実際にやってみた
実際にやってみることにしました。
まずは、１つのPC上で、別の種類のブラウザで同じアカウントでログインし、Googleドキュメントを同時に編集してみます。
大丈夫そうです。別のアカウントで同時編集している時と同じように、カーソルの位置や編集内容がリアルタイムに反映されました。
別のブラウザとはいえ、同一のPC、同一ネットワーク上なのでうまく行っているのかもしれません。この状態で、Wi-Fiにつなげていないスマホで同じファイルを編集してみます。
こちらも大丈夫そうですね。
一度に同時編集しているわけではありませんが、異なるネットワークや端末からでも、特にエラーや警告は表示されずに利用できそうです。
複数人での１つのアカウントを使い回しできる？
さらに調べたところ、Googleの公式ヘルプに以下の記載がありました。
Gmail アカウントは 1 人のユーザーによる使用を目的として設計されています。1 つのアカウントに複数のユーザーがさまざまな場所から頻繁にアクセスすると、Gmail の制限に達し、アカウントが一時的にロックされる場合があります。
引用元：複数ユーザーでのアカウントの共有（Google Workspace管理者ヘルプ）
https://support.google.com/a/answer/33330?hl=ja#
との事です。上で試した程度では大丈夫なようですが、「様々な場所」つまり、「様々な端末やネットワーク」から「頻繁に」アクセスがあると、アカウントが一時的にロックされる事があるようです。
ロックされた状態を経験したことはありませんが、一定時間アカウントが利用停止になるようです。
というわけで、Googleもある程度の同時利用は許しているようですが、元々1ユーザー＝1アカウントで設計されているので、度が過ぎた利用は許していないようですね。
1アカウント複数人利用のデメリット
では、1アカウントを複数人で利用した場合、どのようなデメリットがあるのでしょうか？少し考えてみました。
誰がファイルを更新したかわからない
Googleドライブでは、ファイルの更新履歴を記録しています。同じアカウントを複数人で利用している場合、誰がファイルを編集したのかわからなくなります。
メールの既読がわからない
Gmailでは、開いたメールには既読状態となりますが、誰かが最初にメールを開いたタイミングで既読となるため、後からログインした人は未読メールを確認できず、大切なメールを見逃してしまうかもしれません。
パスワードの漏えいリスク
当然、同じパスワードを複数の人が管理している状態となるため、パスワードの漏洩リスクが高まります。
その他にも、色々とデメリットはありそうです。
通常利用であれば、1ユーザー：1アカウントで利用することをおすすめします。
