G Suiteで残業時間が減った!その方法とは?



みなさん、残業してますか?

ここ最近、サービス残業や過労死などの問題から、企業でもノー残業デーや残業時間の制限といった様々な取り組みが行われ、少しずつ「残業」について意識が変わってきているように感じます。

Googleでも「Womenwill」という、「これまでの働き方を見直し、もっと柔軟に効率的な働き方に変えよう」というプロジェクトが取り組まれており、Googleらしくテクノロジーを使って色々な問題を解決する方法が紹介されています。

今回、G SuiteのGoogleカレンダーをうまく利用し、残業時間を減らすことに成功した事例が掲載されていましたのでご紹介したいと思います。

日本人は残業大好き?

Womenwillサイトで紹介されている「働き方改革推進ガイド」によると、日本人の長時間労働者の割合はなんと21.3%。スウェーデンの約3倍です。しかも、日本の労働生産性の水準はアメリカやフランスなど先進国の中でも低い状態です。

この状況をざっくり言うと「日本人はダラダラ仕事してる」と言えそうです(^_^;)

国によって文化は様々です。特に日本人は真面目だし「みんな仕事をしているから帰りづらい・・・」と、周囲の雰囲気にあわせて、ついついしなくても良い残業をしてしまうケースが多いように思います。

といっても、逆にダラダラしなければこの問題は改善できるとも言えそうです。

「残業するな」だけでは意味がない


「ノー残業デー」を取り入れている企業も多いと思いますが、効率や生産性が変わらなければ、それは「仕事の先延ばし」に他ならず、結局、締め切り前に深夜残業や休日出勤してしまいます。

仕事している総時間は変わらないため、これでは意味がありませんね。

では、どうすれば良いのでしょうか。

残業を減らすための方法

Womenwillの取り組みのひとつ「Work Shorter 退社時間計画トライアル」では、実際の企業に以下を取り組んでもらい、平均在社時間が短くなるか検証を行いました。
  • 共有カレンダーを導入する
  • 個人的な作業含む自分の全ての予定をカレンダーに登録する。
  • プライベートの予定も登録する。
その結果、なんと、平均在社時間が減る結果となったそうです。つまり残業時間も減った。ということになります。

出典:Women Will 働き方改革推進ガイド

この結果は何を意味するのでしょうか。

仕事を“見える化”すると残業時間が減る

この取り組みを簡単にまとめると、
  • 自分の仕事の計画を立てる
  • それを他人に見せる
という事が行われたようです。

使用するツールは、G Suiteでも利用できるGoogleカレンダーです。

これまで、個人の仕事の管理方法は、「紙の手帳やノート」「Excelファイル」「ディスプレイに付箋を貼る」など、個人のスタイルによるものが多かったと思います。中には何も管理せず、手当たり次第に目の前の仕事をこなす。という人もいたかもしれません。

これが、Googleカレンダーで予定を登録することで、これまでなんとなく仕事をこなしていた人は、自分の仕事を見通しよく俯瞰することができ、効率よく作業が行えるようになったのではないでしょうか。これが「1つ目の見える化」と言えそうです。

また、G Suiteで利用できるGoogleカレンダーは、自分や同僚の予定を共有(公開)することができます。

情報が閉ざされがちな個人の作業予定をチームに公開することで、これまでついダラダラと仕事をしていた人は、より現実的な作業計画となり、生産性も上がったようです。

また、この取り組みではプライベートの予定も登録するようにしたそうです。

「えっ、プライベートの情報も公開するの!?」と思いましたが、プライベートの予定内容は「【Private】」のみとし、詳細は書かないようにします。


こうすることで、例えば、家族で外で夕食をする予定がある場合、あらかじめ「19:00〜22:00 【Private】」と登録しておけば、「今日は残業できないみたいだな」と、周囲も配慮できる。というわけです。

この予定をチームで公開するという事が「2つ目の見える化」です。

まとめ - 「意識」と「ツール」の改革が重要

このように、Googleカレンダーを使って、見通し良い作業計画を立てること、そして、作業計画を公開する事で、より主体的に仕事に取り組むことができ、作業が上がった言えるのではないでしょうか。

私は「働き方改革」を実現するためには、一人ひとりの「意識」と「ツール」を変える必要があると思います。会社が残業しない日を決めただけではダメなのです。

特にチームのコラボレーションを重要視している G Suite は、この取り組みに必須といえるツールと言えるでしょう。


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