こんにちは。
以前Googleドキュメントの新機能のニュースで紹介した、「変数チップ」機能について、私の環境でも利用可能になりましたので、実際に使ってみました。
変数チップは、ドキュメント内に何度も記載するワードや、契約書の宛名など一部のワードのみが異なる文書を複数作成する場合に便利な機能です。
今回はシンプルな「領収書」を例に、使い方をご紹介いたします。
まずはドキュメントを作成してみよう
まずはGoogleドキュメントで領収書を作成してみました。この時点ではまだ変数機能は使用しません。通常通り作成します。
※日付などが無いので本当の領収書としては不備がありますが、今回は変数チップの使い方の解説用ですのでご容赦ください。
このドキュメントは、領収書のフォーマットとして利用することにしましょう。
この内容であれば、以下の「宛名」「金額」「但し書き」の部分が、取引によって変わる部分になります。
これまでは、このドキュメントをコピーして、上記部分を書き換えて作成していたと思います。
しかし、その方法だと、誤って赤枠以外の部分を削除したりして、フォーマットのレイアウトを壊してしまう可能性があります。印刷して気がついたら「様」や「円」が消えていた、なんてことはよくあるケースです。
また、同じワードが複数出現するドキュメントであれば、修正忘れというケースもあるでしょう。
そこで「変数チップ」の登場です。
「変数」を登録しよう
毎回変更する部分を「変数」にすることで、トラブルなく簡単に変更することができます。では早速、上記の赤枠部分を変数にしてみましょう。
メニューの「ツール > 変数」を選択します。
右に変数パネルが表示されますので、「新しい変数」を選択します。
「変数の作成」ウィンドウが表示されますので、変数の名前を入力します。１つ目の変数として「宛名」という名前にしましょう。
新しい変数「宛名」が登録されました。この調子で「金額」「但し書き」という変数も作っていきます。
3つの変数が登録できました。
変数を埋め込もう
続いて、登録した変数をドキュメント内に埋め込んでいきます。まずは「宛名」です。
今のドキュメント上の宛名は削除して、埋め込む部分にカーソルをあわせます。変数パネルの「宛名」変数の「挿入」ボタンを押します。
そうすると、青い枠に囲まれた「宛名」という変数が挿入されます。
この調子で、「金額」と「但し書き」の変数も埋め込んで行きましょう。すべて埋め込むとこんな感じになると思います。
なお、変数を挿入したい部分で「半角の@入力 > 変数 > [変数名]」を指定することでも挿入可能です。
控えのページを作る
今回の例では、この領収書の控えのページも作成してみます。正本のページをコピーして、次のページに貼り付けます。この時、変数の埋め込みもコピーされます。
変数に値を入力する
これで準備完了です。実際に変数に値を入れてみましょう。
変数パネルの「宛名」欄の赤枠部分「値なし」の部分をクリックすると、対応する変数の一つが入力状態になります。おそらく、最初に出現する変数が入力状態になるものと思われます。
この状態で宛名を入力し、Enterキーを押すと入力完了です。すると、控えの方も同じ値で自動入力されます。これはラクです！
同じ要領で、金額と但し書きも入力してみましょう。
これで入力は完了です！
「変数チップ」を使った感想
実際に「変数チップ」を使ってみて、とても安全・確実にドキュメントを作成できる機能だと感じました。
冒頭で述べたように、操作ミスでレイアウトを崩す心配も無く、同じ値の修正漏れも防ぐことができます。
1点気になる点としては、変数の値の修正はドキュメント上で入力するのではなく、右の変数パネル側で入力できれば良いと思いました。
つまり、全くドキュメントに触れること無く修正できるので、誤ってレイアウトを崩してしまう可能性がより低くなります。
ともあれ変数チップは、同じフォーマットでいくつもドキュメントを作成するケースや、同じワードが頻出するケースで大活躍しますので、みなさんもぜひ使ってみてくださいね。
