Google Workspaceが提供する「メールログ検索」のユーザーインターフェースが新しくなります。
シンプルな検索から詳細な検索まで、必要な情報をより速やかに見つけ出す手助けをするこの新機能について、一緒に見ていきましょう。
更新内容
まずは大きな変更点からご紹介しましょう。
Google Workspaceメールログ検索では、新しく「Predefined search」（定義済み検索）タブが追加されました。このタブでは、今日、昨日、過去7日間といった期間のメッセージ全体や、主要ドメイン内で昨日以降に送受信されたメッセージなど、一般的な検索条件に瞬時に対応することができます。つまり、頻繁に行う基本的な検索が一気に簡単になったのです。
さらに、「Custom search」（カスタム検索）タブも用意されています。こちらは、より具体的な情報、たとえばメッセージIDや送信者のIPアドレスなどを、事前に設定したフィールドに入力して検索を行うことができます。これにより、細かな条件を設定して検索を行いたいときでも、迅速に結果を得られます。
これらの新機能により、管理者は迷子になったメールメッセージを見つけ出したり、メッセージが配信された後のステータスを確認したりといったタスクを、より効率的にこなすことが可能になりました。組織の規模に関わらず、メールの流れを一元管理し、問題が生じたときも即座に対応できます。この強化されたメールログ検索を活用して、メール管理の負担を軽減しましょう。
利用シーン
メールログ検索の改良により、さまざまなシーンでその効果を発揮します。以下に、具体的な利用シーンをいくつか紹介します。
迷子のメールを探す
たとえば、特定の社員から「重要なメールが届かない」という問い合わせがあった場合。メールログ検索を使えば、「Predefined search」で直近7日間のメッセージを一括でチェックしたり、「Custom search」で特定のメッセージIDや送信者のIPアドレスを入力して該当のメールを探すことが可能です。この機能により、迷子になったメールを迅速に見つけ出すことができます。
メールの配信状況を確認する
営業チームがキャンペーンメールを送信し、その配信状況を確認したいと思った場合。メールログ検索を利用すれば、送信後のメッセージの状況を瞬時に把握できます。これにより、メールが正しく配信されているか、または何らかの問題が発生していないかを即座に確認できます。
完全に削除されたメールの追跡
たとえば、社員が誤って重要なメールを削除してしまったが、その送信者や送信日時を思い出せないというケース。管理者はメールログ検索を利用して、削除されたメールの送信者や受信者、送信日時などのメタデータを調査することができます。これにより、組織内のコミュニケーションの透明性を維持し、問題が発生したときに迅速に対応できます。
以上のように、メールログ検索の新しい機能は、メール管理における様々なシチュエーションで効果を発揮します。これにより、日々の業務をよりスムーズに進められるでしょう。
リリース日・対象ユーザー
本機能は下記のスケジュールで最大15日間かけて展開されます。
| Rapid Releaseドメイン | 2023年6月7日から展開 |
| Scheduled Releaseドメイン（通常はこちら） | 2023年6月7日から展開 |
対象となるユーザーは、Google Workspaceの以下のエディションのユーザーとなります。無料のGoogleアカウントは利用できません。
- Business Starter
- Business Standard
- Business Plus
- Enterprise Standard
- Enterprise Plus
- Education Fundamentals
- Education Standard
- Education Plus
- Teaching & Learning Upgrade
- Nonprofits
- Frontline Starter
- Frontline Standard
まとめ
Google Workspaceのメールログ検索が新たなインターフェースに進化し、メールの追跡と管理がこれまで以上に簡単になりました。
管理者は、直近のメッセージを一覧表示する基本的な検索から、特定のメッセージIDや送信者IPを基にしたカスタム検索まで、幅広い検索オプションを使って必要な情報を素早く探し出せるようになります。
このように、Google Workspaceは常にユーザーの働き方を改善し、業務の効率化をサポートしています。これからも新しい機能やアップデートにご期待ください。
