こんにちは。
Google Workspaceに「Cloud Search」という機能があることはご存知でしょうか？あまり目立たない存在なので、知らない人も多いかもしれません。
Cloud Searchは、Google Workspace内のデータを横断的に検索してくれる大変便利な機能です。
今回は、このGoogleの真骨頂ともいえる Cloud Search についてご紹介したいと思います。
Cloud Searchとは
Cloud Searchとは、Gmail、Googleドライブ、ドキュメント、スプレッドシート、スライド、サイト、グループ、カレンダー、Keepといった、Google Workspace内の様々なコンテンツを横断的に検索できる機能です。
メール内の文章はもちろん、ドキュメント、ユーザー名、画像内の文字列に至るまで、まるでWebでGoogle検索するかのように、目的のメールや書類を探し出すことができます。
検索対象は、自分に閲覧権限があるコンテンツに限ります。
Cloud Searchの使い方
それでは、Cloud Searchの使い方について解説いたします。
Googleにログインしている状態で、Cloud Search（https://cloudsearch.google.com/）に直接アクセスするか、Google検索画面右上のメニューより、Cloud Searchを選択します。（下の方にあるので、気づかない人が多いようです。）
Cloud Searchのトップページが表示されますので、通常のGoogle検索の様に、画面上部の検索窓に検索したいキーワードを入力してEnterキーを押せば検索できます。
検索結果ページでは、ヒットしたコンテンツが一覧表示されます。アイコンやタイトル下部のコンテンツの種類で、様々なコンテンツが横断的にヒットしている事がわかりますね。また、タイトルをクリックすれば、該当のコンテンツが表示されます。
検索結果に対しては、画面上部のタブで、メール、ドライブ、サイト、グループ、ユーザー、その他（カレンダー）ごとに絞り込む事もできます。
さらに、ドキュメントの最終更新日（過去1日間／過去1週間／過去一ヶ月／過去一年）、自分がオーナーかどうか、ドキュメントの種類（テキスト／スプレッドシート／スライド／PDF／画像／動画／図形描画／フォルダ）から詳細に絞り込むこともできます。
実際試してみましたが、テキストコンテンツではない「画像」や「動画」内の文字列に対してもヒットするので驚きです。ドライブにアップしてから数分で検索にヒットするようになりました。
なお、スマホ用のCloud Searchアプリもありますので、インストールしておくと便利です。
まとめ
紙媒体からデジタル媒体が主流となった現代では、毎日増え続けるメールや膨大な量のファイルを誰もがわかりやすいように整理整頓する事はほぼ不可能です。さらに、一つ一つフォルダを巡りながら目的の資料を探す時間もありません。
Cloud Searchを使えば、目的のコンテンツの種類が何であろうと、フォルダの奥深くに眠っていようと、キーワードさえ適切であれば一発で探し出す事ができます。
検索はGoogleの得意とするところです。使ったことが無い方は、是非このCloud Searchを活用してみてください。
