Google Workspaceは、企業の業務効率化やコミュニケーション改善を目指す統合型のクラウドサービスです。メールやカレンダー、ドライブ、ビデオ会議などの機能が連携しており、多くの企業がその恩恵を受けています。
今回は、ある企業のGoogle Workspace導入事例を取り上げ、その効果や選定理由について詳しく解説します。
この企業は、業務効率化やコミュニケーションの向上に成功し、満足のいく結果を実現しました。それでは、まずは導入前の課題についてご紹介し、その後、具体的な改善点や導入の理由を順を追って説明していきます。最後に、Google Workspaceが企業にもたらすメリットや今後の展望についても触れてまとめます。
この記事を通して、Google Workspaceの魅力や導入事例を理解し、皆さんの組織においても活用の一助となれば幸いです。
出典：https://workspace.google.co.jp/intl/ja/customers/akindo-sushiro.html
どういう問題があったのか
この企業には、元々いくつかの課題が存在していました。
まず、社内の情報共有やコミュニケーションが十分に行われておらず、業務効率が低下していました。社員同士が連絡を取る際に、効率の悪い方法やツールを使っていたため、情報が遅れがちであり、業務の遅滞が発生していました。
また、部長以上の役員にはスマートフォンが配布されていましたが、イントラネットへのアクセスができず、Eメールのみが確認可能であったことから、スケジュール管理においても効率が悪くなっていました。役員は個人で使用しているGoogleカレンダーと業務用のカレンダーを二重に管理する必要があり、手間がかかっていました。
さらに、企業内で使用されていたイントラネットのカレンダーは使い勝手が悪く、社員が大まかなスケジュールしか入力していなかったことから、業務の遅れや社員間の認識のずれが発生し、組織全体の効率が低下していました。
また、ワークフローの導入が不十分であり、承認申請や意思決定のプロセスが遅く、タイムリーな対応ができない状況でした。
更に、企業秘密に関する情報の共有において、セキュリティ面での懸念がありました。安全な環境で情報を共有できないことから、重要な情報が適切に共有されず、業務に悪影響を及ぼしていました。
これらの課題は、業務効率の低下やコミュニケーションの悪化、スケジュール管理の問題、セキュリティリスクなど、企業全体にわたる様々な問題を引き起こす状態が続いていました。
Google Workspaceでどのように改善されたのか
導入後、Google Workspaceによって多くの課題が改善されました。まず、スケジュール管理においては、Google カレンダーを導入することで、個人で使っていたカレンダーとの二重管理が解消され、業務の効率化が図られました。特に部長以上の多忙な社員にとっては、スケジュール調整が格段に楽になったという声が上がっています。
次に、ワークフローの導入によって、承認申請がGmailでスマートフォンに届くようになり、いつでもどこでも承認や否決ができるようになりました。これにより、タイムリーに適切な意思決定が行われ、業務が全体的にスピードアップしました。（※ワークフロー機能はGoogle Workspace代理店のオプション）
また、Google Workspaceを利用したリッチなコミュニケーション環境の構築も進められました。Google ドライブでの動画共有やMeetによるテレビ会議などを活用することで、国内外問わず、一体感のあるコミュニケーションが実現されました。特に、経営理念を実現するための企業秘密のビデオが、セキュアな環境で共有できるようになり、大変喜ばれています。
さらに、品質管理部門では、軽量で安価なAndroidタブレットを活用し、200項目に及ぶ衛生リスクチェックの効率化が図られました。Google ドライブのフォームを使って、チェックリストに沿って確認するだけで、漏れなく自動的に集計され、作業の効率化が実現されました。これにより、品質管理部メンバーが各店舗を巡回していた際の紙のチェック表からExcelへの入力作業の負担が大幅に軽減されました。
こうした改善により、Google Workspaceの導入によって業務効率化やコスト削減が実現され、社員の満足度も向上しました。
なぜGoogle Workspaceを選んだのか
この事例でGoogle Workspaceが選ばれた理由は、業務効率化、柔軟なアクセス、セキュリティ対策、および無償のオプション機能があげられます。
まず、同社では部長以上にスマートフォンが配布されていましたが、従来のイントラネットにアクセスできず、Eメールしか見ることができませんでした。さらに、スケジュール管理は個人で使用しているGoogleカレンダーとの二重管理になっており、業務効率が悪化していました。Google Workspaceを導入することで、手軽に必要な情報にアクセスできるようになり、業務の効率化が図られると考えられたためです。
次に、スマートフォンを置き忘れたり、ネットカフェの端末でアクセスするなどのリスクに対するセキュリティ対策が求められました。Google Workspaceの導入を依頼した販売代理店が提供する「シングルサインオン」機能を利用することで、アカウントごとにアクセスできる端末やネットワークを細かく制御できるサービスが利用可能となりました。
さらに、代理店の技術力とGoogleがApp Engineを無償で提供していることにより、ワークフロー機能やシングルサインオン機能などのオプションが無償で利用できる点が魅力でした。これにより、開発費を抑えつつ、企業のニーズに応じたカスタマイズが可能になりました。
総合的に見ると、Google Workspaceは業務効率化を実現し、いつでもどこでもアクセス可能な環境を提供し、セキュリティ面でも安心感が得られるという理由から選択されました。加えて、無償のオプション機能が提供されることで、コストパフォーマンスの高い導入が実現できたと言えます。
今回の事例では、代理店のサービスを利用しています。Google Workspaceに足りない部分は、Google製品と親和性の高い、Google Cloud Platform（GCP）を利用して安価にカスタマイズできたことも重要なポイントと言えるでしょう。
まとめ
本記事では、Google Workspaceの導入事例について詳しく解説しました。この企業では、業務効率の低下や情報共有の困難、セキュリティ対策の不足といった課題に直面していました。Google Workspaceの導入により、これらの課題が大幅に改善され、企業活動がスムーズに行われるようになりました。
具体的には、Google Workspaceによって社内情報の一元化が実現し、従業員がいつでもどこでも必要な情報にアクセスできるようになりました。また、スケジュール管理や業務効率の向上が図られ、業務プロセスが合理化されました。
セキュリティ面では、シングルサインオン機能を利用することで、アカウントごとにアクセスできる端末やネットワークを細かく制御できるようになり、情報漏洩リスクが低減されました。さらに、無償のオプション機能が提供されることで、開発費を抑えつつ、企業のニーズに応じたカスタマイズが実現できました。
これらの理由から、Google Workspaceは同社において最適な選択肢となり、働き方改革や業務効率化に大きく貢献しました。Google Workspaceは、他の企業や組織にも同様の効果をもたらす可能性があるため、業務の効率化や働き方改革を目指している企業には、ぜひ検討していただきたいツールです。
