グループウェアの重要な機能の1つとして「メーリングリスト」が挙げられます。
メーリングリストとは、複数のメールアドレスを1つの代表メールアドレスにまとめたようなもので、代表メールアドレスにメールが届けば、登録されているメールアドレスに自動転送される。というものです。
部署などでメーリングリストをつくっておけば、メンバー全員にメールを送る時、いちいち全員分の宛先を指定する必要がないので便利です。
もちろん、Google Workspaceでも「グループ」という機能を利用してメーリングリストを作ることができます。
今回は、この「グループ」機能を使った場合のメリットについてお伝えしましょう。
【Googleドライブのメリット第1位】組織の情報がスムーズに共有・蓄積される
グループ機能を使えば、メンバー内の情報共有がスムーズになります。
宛先は１つで良いので、メールを送る時、いちいち「メンバーは誰だったかな？」と迷う必要もありません。また、Googleドキュメントの共有範囲としてグループを指定できるのも便利なポイントです。
また、グループに投稿された内容は蓄積されます。
例えば、あるプロジェクトチームのメーリングリストには、プロジェクトで発生した問題がどのように起こり、誰がどのように解決したかが全て履歴として残っていて、あとから見返す事ができます。
チームの経験値が生のデータとして蓄積され、後から活用できることは、組織にとって大きな財産となるでしょう。
【Googleドライブのメリット第2位】メールアドレスが無料で増やせる
グループには1つのメールアドレスを割り当てる事ができます。
メールアドレスの@マークの前は自由に指定できますので、例えばIT部署のメールアドレスだと「it@example.com」といったメールアドレスを作ることができます。
「info@example.com」のような、自社のWebサイトのお問い合わせ窓口用のメールアドレスもグループで作成しておけば便利です。グループメンバーはお問い合わせ担当の方を登録しておけば、すぐに対応することができます。
もちろん、追加の費用は発生しませんので、好きなだけメールアドレスを増やすことができます。
【Googleドライブのメリット第3位】掲示板機能にもなる
メーリングリストでやり取りした内容は、Webの画面でも確認することができます。もちろん、基本的にグループのメンバーしか見ることはできません。
共有設定次第では、見せなかったり、誰でも見れるようにもできます。
Webの画面があるので、Web掲示板のようにブラウザからグループに投稿する事も可能です。
また、Webの画面があれば、後からグループに参加したメンバーでも、自分が参加する前の過去のやり取りも参照する事ができます。
まとめ
このように、グループウェアの必須機能ともいえるメーリングリストやWeb掲示板はGoogle Workspaceでも利用できます。
グループごとにとても細かく設定ができるので、「QA掲示板」「投稿承認制の掲示板」などなど、アイディア次第で様々なケースに対応することができるでしょう。
