Google Workspace

導入事例から見えてくる Google Workspace の強み(強力な検索と迷惑メールフィルタ)

こんにちは。

「導入事例から見えてくるGoogle Workspaceの強み」シリーズの第二弾です。今回はこちらの記事を参考にGoogle Workspaceの強みを考えてみました。

■Google Workspace導入事例 (ビッグローブ株式会社)
https://workspace.google.co.jp/intl/ja/customers/biglobe.html

それでは早速行ってみましょう!

強力な検索機能で生産性向上

こちらの会社でも、Google Workspaceの強力な検索機能が好評だったようです。

Google Workspaceには「Cloud Search」という強力な検索機能があります。

Cloud Searchの画面
(Cloud Searchの画面)

Cloud Searchを使うと、まるでWebのGoogle検索のように、Gmail、ドライブ、ドキュメント、スプレッドシート、スライド、カレンダー、Keepなど様々な種類のコンテンツを横断的に一括検索することができます。

横串で情報を検索できるので、探したい情報がすぐに見つかるはずです。

検索はGoogleの得意とするところ。こちらの会社でも情報を探す手間が大幅に削減されて、生産性が向上したとの事です。

「Cloud Search」の詳しい内容は、また別の機会にご紹介致します。

存在を忘れてしまうほどの迷惑メールフィルター

Gmailの迷惑メールフィルタの凄さは当サイトでも何度もお伝えしているところですが、こちらの会社もその凄さに驚かされたようです。

Google Workspaceの導入直後から、この強力な迷惑メールフィルターによって劇的に生産性が向上したとの事。毎朝10分ほどかけて迷惑メールの削除を行っていたそうですが、導入後の現在は迷惑メールの存在を忘れてしまうほど。そのお陰でメール経由でのウィルス感染が激減したそうです。

Gmailでフィルタリングされた迷惑メール
(Gmailでフィルタリングされた迷惑メール)

迷惑メールがこの世から無くなることはおそらく無いでしょう。むしろ、その手口は日々巧妙に進化しています。これに対応するべくGoogleは、ユーザーからのフィードバックをAIを使って日々学習し、迷惑メールフィルターを進化させています。

Gmailの最大の武器は、この迷惑メールフィルターだと断言できます。こちらの会社のように、初めてGmailを使う方はきっとこの凄さに驚かされるはずです。

Google Workspaceが提案する働き方にシフト

Google Workspaceは、機能やユーザーインターフェース、セキュリティなど、「Googleが考える働き方」をベースに設計されています。

これまで慣れ親しんだグループウェアを捨て、Google Workspaceに移行すると、その文化の違いに戸惑うかもしれません。

しかし、こちらの会社では、Googleカレンダーに必ず自分の予定を入れるよう社員に要請したり、皆が使うような社内文書はGoogleドキュメントを積極的に使ったりと、Google Workspaceでの働き方にシフトするよう動いていらっしゃいます。

私はこれは正解だと思います。

なぜなら、これまでの文化や働き方にGoogle Workspaceを合わせるようにすると、Google Workspaceが提案する働き方とギャップが必ず生まれ、グループウェアすなわちツールとして使いづらくなってしまうからです。

Googleカレンダーに社員の予定がちゃんと入っていると、空いている時間が一目瞭然なので、会議の調整がスムーズになりますし、社内文書がGoogleドキュメントやスプレッドシートなどで統一されることによって、先に紹介したCloud Searchや共同編集機能などGoogle Workspaceならではの便利な機能が使えるようになります。

グループウェアをGoogle Workspaceに変えるという事は働き方も変わる。という事を社員全員が意識する必要があるかもしれません。意識を変えることはなかなか難しいですが、その先にはきっと自由で効率的な新しい働き方が待っていると私は思います。

最後までお読みいただき、ありがとうございました。