G Suiteの主な機能

Google Apps for Workでは、仕事に役立つ、様々なツールを提供しています。

ここでは主なツールを簡単にご紹介していきます。

Gmail

言わずと知れた、Googleのメールサービスです。Google Appsでは、独自ドメインで利用することができます。

ともかく、迷惑メールを迷惑メールと判断するそのフィルタリング力には、ただただ驚かされます。

それ以上に、私が一番気に入っている機能は「検索」です。まるでGoogle検索するかのようにキーワード検索でき、目的のメールを簡単に探しだす事ができます。

カレンダー

こちらも無くてはならない機能です。メンバーのスケジュール把握はもちろん、会社の施設予約も行えます。

スマホのカレンダーアプリと連携できますので、私は手帳代わりにカレンダーを利用しています。

ハングアウト

チャットやビデオ会議ができるツールです。

通常、ビデオ会議システムを導入するには、それ専用のハードウェアやネットワーク環境、そして高額な費用が発生しますが、ハングアウトを利用すれば、インターネット回線とカメラ付きのPCやスマホさえあれば、簡単にビデオ会議することができます。もちろん追加の費用などは発生しません。

グループ

メーリングリストを作ることができます。私の会社では、プロジェクトごとにグループを作り、そこでディスカッションしています。

メーリングリストは固有のメールアドレスを持たせることができるので、事業ごとのお問い合わせ窓口メールアドレスとして利用することもできます。

グループは、いくつでも作成することができます。追加のライセンス費用は不要です。

連絡先

アドレス帳です。個人のものはもちろん、会社共有のアドレス帳も作ることができます。

Googleドライブ

オンライン上にファイルを保存しておくことができる機能です。追加料金なしで1ユーザーあたり30GBまで利用できます。もちろん、容量追加ライセンスを購入して拡張することもできます。

データはすべてGoogleのサーバー上に保存されますので、PCのハードディスクが壊れたりしても、データが紛失ことはありません。

私は全てのデータをGoogleドライブに保存しています。PCを買い換えた場合でもデータ移行することが無いので便利ですよ。

ドキュメント・スプレッドシート・プレゼンテーション

それぞれ、Microsoft Officeの「Word」「Excel」「Powerpoint」にあたる機能です。Officeと機能やインターフェイスが似ているので、Officeを使ったことがある方は、違和感なく使いはじめる事ができます。

また、Officeファイルからの読み込み、書き出しも可能です。もう高価なOfficeソフトを購入する必要はありません。

私が最も気に入っている機能は「共同作業」です。たとえばExcelでは、サーバー上の同じファイルを複数人が開いて同時に編集することができませんが、ドキュメント・スプレッドシート・プレゼンテーションでは、それが可能です。

同じファイルをリアルタイムで複数人で編集することができます。実際に見てみないとイメージがわかないと思いますが、初めて使った時は衝撃を受けました。

サイト

いわゆるCMS（コンテンツマネジメントシステム）です。HTMLやスタイルシートといった特別な知識がなくても簡単にホームページを作ることができます。アクセスを限定した社内サイトや、会社のホームページとして一般公開することも可能です。

いかがでしたか？いずれのツールもブラウザ上で利用できるので、ソフトをインストールする必要が無いというのが、Google Appsの特徴です。

その他にも様々なツールがあり、Google Analytics や Blogger などすべてのGoogleサービスは、Google Apps アカウントでログインして利用することができます。

各ツールの特徴や活用方法については、今後詳しく紹介していきます。