Google Workspaceの公式サイトには、「Googleを使う働きかた」というキャッチコピーがあります。
「Googleを使う働き方」とは一体どういう事でしょうか。
今回は、いろんなビジネスシーンにおいて、Google Workspaceを使う場合と、そうでない場合とでどういうった違いがあるかを考えてみたいと思います。
【シーン1】今日中に取引先にメールをしないといけなくなった！
あなたは、今日は直帰予定なのに、今日中に取引先にメールをしなくてはいけないことを思い出しました。
よくあるケースですね。
これまでは、会社に戻ってメール送信するほかありませんでした。たったメールを送信するだけのために….。これってムダな労力だと思いませんか？相手はどこからメール送信されようが解りませんし、仮に解ったとしても、会社からメールする事が双方にとってなにか良い結果に繋がるとも思えません。
一方、Google Workspaceを使うと、外出先から、スマホのGmailアプリを使ってサクッと送信できます。
こういう事ができるのも、Google Workspaceがインターネット上で動くサービスだからです。
【ケース2】同僚と共同でプレゼン資料を作ることになった！
こちらもよくあるケースです。Excelやパワーポイントのファイルをお互いに作成して、あとでマージ(結合)するか、共有サーバーに置いて、同じファイルを編集していると思います。
相手が同じファイルを開いている場合は、自分は編集することができず、仕方がないのでローカルのExcelファイルを修正して、あとでマージする必要がありました。また、メール添付でやり取りしていると、どのメールのファイルが最新かわからなくなる事も多々ありました。
Google Workspaceを使うと、こういった共同作業が革命的に改善されます。
なぜなら、複数の人がリアルタイムで同時に同じファイルを編集できるからです。
どういう事でしょうか。。。？
百聞は一見にしかず、こちらの動画をご覧ください。
複数の人のカーソルが同時に動く様は、これまでの共同作業にまつわる不満を吹き飛ばすほどのインパクトがありますね。
こういう高度なソフトウェア技術を使ったアプリケーションが利用できるのもGoogleだからこそです。
【ケース3】間違って全く関係のない人に機密資料を送ってしまった！
怖いケースですね。考えただけで心臓がドキドキします（笑）….っと、笑い事ではありませんね。
通常、メールの送信ボタンを押した後は、取り消す事はできません。一瞬のうちに相手のメールサーバーに到達してしまうからです。
そうならないためにも、宛先の確認は、しっかりと何度もチェックする必要があります。
Google Workspaceでは、その心配を取り除くことができます。
基本的には、メールにファイルを添付することはなく、Googleドライブに保存された資料のURLを教えるだけです。
Googleドライブ上の資料は、細かな共有設定をかけることができ、仮に誤って関係のない人にURLを送っても、その人は資料を見ることができません。
宛先の確認は必要ですが、こういうヒューマンエラーが引き起こす、情報漏えい防止にもGoogle Workspaceは有効です。
【ケース4】出張の交通費が高い！
私もよく出張しますが、数時間の打ち合わせのためだけに、前日に出席者ぶんの資料を印刷して、交通費を数万円も使って、打ち合わせより長い時間をかけて移動するのは、とても効率の良い方法だとは思えません。
資料を印刷した後に、「大事な数字が間違ってた！」というのも悲しい出来事です。
面と向かって話すと良いこともありますが、現地まで行かなくても、「ちょっと話したい」という時に、Google Workspaceのハングアウト(テレビ会議システム)は有効です。
資料もGoogleドライブ上に置いて、URLを通知するだけでOKですし、打ち合わせのギリギリまで資料を編集することもできます。
ハングアウトのテレビ会議機能は、Google Workspaceの基本料金だけで利用できます。高価な回線やハードウェアを別途購入する必要もありません。
【ケース5】会議をセッティングすることになった！
人の調整ほど面倒くさいことはありませんね。
「XX月XX日 XX時に会議しますが、ご都合いかがでしょうか？」というメールを送っても、返事が来ない、みんな忙しいのでスケジュールが合わない、みんなが忘れないように前日や同日に案内メールを出す。など、やることがたくさんあります。
Google Workspaceのカレンダー機能を使えば、そういったスケジュール調整をスムーズに行う事ができます。
詳しくは「【Google Workspaceのメリット】カレンダー編」で紹介していますが、参加者のスケジュールを一覧表示して、空いた時間を検索する機能や、リマインド機能は大変便利です。
まとめ
このように、「Googleを使う働き方」というのは、インターネットの利点を最大限利用する働き方とも言えます。
・情報が一元化できる。
・いつでもどこでも情報を取得できる。
・アプリケーションはいつも最新。
これらのインターネットの利点を利用したGoogle Workspaceは、あなたのビジネスにおいても強力な武器となることは間違いありません。
