【G Suiteのメリット】カレンダー編



G Suiteのメリットをランキング形式でご紹介するこのシリーズ、今回はGoogleカレンダーのメリットについてお伝えしていきます。

個人でGoogleカレンダーを利用されている方も多いと思いますが、ビジネスシーンではどのようなメリットがあるのでしょうか。

さっそく見ていきましょう。

【カレンダーのメリット】第1位 スケジュール調整がとにかくスムーズ

プライベートでもビジネスでも、人のスケジュール調整ほどめんどくさい事はありません。

たとえば、来週の月曜日に会議をしたい場合、通常ならまず参加者にメールを出し、出欠の返事をとりまとめ、都合が悪いなら日付を調整し、もう一度連絡。返事が来ていない人には追加の連絡もして、会議当日の朝には忘れないように参加者にメールしたりと大変です。

一方、Googleカレンダーを使えば、上記の一連の作業が完全に自動化できます。

Googleカレンダーに会議の予定を登録する時、参加者のスケジュールを確認することができるため、いちいち予定を聞かなくても全員が集まりやすい時間帯を狙って予定を登録することができます


さらに予定の登録と同時に、参加者へ出席確認メールが自動的に送信されますので、いちいちメールする必要もありません。

参加者には以下の様なメールが届きますので、メール上で「はい」か「いいえ」のボタンを押すだけでOKです。


また、カレンダーには通知機能があり、「前日」「1時間前」など、設定しておけば、指定した時間に全員にメールが送信されるので、予定を忘れる人はきっといないでしょう。

【カレンダーのメリット】第2位 手帳代わりになる

これはG Suite全体に言えることですが、Googleカレンダーも当然スマホやタブレットからもアクセスできます

移動中に次の予定の場所を確認したり、急に入った予定をスマホから登録することができます。

また、 Microsoft Outlook® や iPhoneの標準カレンダーとも連携できるため、いつもお使いのカレンダーソフトで管理することができます。

私は紙の手帳も併用していますが、書き込むのは一時的なメモ程度で、予定のほとんどはGoogleカレンダーで一元管理しています。

【カレンダーのメリット】第3位 サイトの営業日カレンダーにできる

ECサイトや店舗を運営している方で、お店の営業日をホームページに掲載している方も多いと思います。

これ、私もやったことありますが結構めんどうなんですよね。。。

月ごとの更新や、年ごとの祝日設定、急な休業日の変更ごとに、いちいちサイトを更新するのは、本当に大変です。

こういうサイト上に公開するカレンダーもGoogleカレンダーが利用できます。

Googleカレンダーは細かな共有設定があり、たとえば、お店の「営業日カレンダー」という公開用のカレンダーを作成して、一般公開設定にすれば、あなたのホームページに簡単に埋め込む事ができます。

一度埋め込んでおけば、ホームページを更新することなく、カレンダーに休日を登録するだけで営業日カレンダーを更新することができるので大変便利です。

埋め込み用のHTMLタグは、カレンダーの設定画面から確認することができます。


まとめ - 機能間の連携が見事

Googleカレンダーを利用してて特に思うのですが、やはりWebベースのG Suiteは機能間の連携がスムーズです。

たとえば、Googleカレンダーの出席確認のメールには、「はい」と「いいえ」のボタン(URLリンク)がメールの本文に埋め込まれていて、ボタンを押すだけで即座に回答ができます。

これが、Webベースではない他のカレンダーソフトだと、メールで出席確認が通知されたとしても、メール本文に「はい」ボタンを埋め込む事ができず、そのカレンダーソフトを一度立ち上げて、ソフト上で「はい」というボタンを押さないといけません。

また、予定にはハングアウト会議(TV会議)をひもづけることができます。ハングアウト会議も1つのURLを持っているため、予定時間になったら「会議に参加」というボタン、つまりURLにアクセスすれば、すぐにハングアウト会議に参加することができます。

こういう機能間の連携がスムーズできるのは、G SuiteがすべてWebベースで作られているからに他なりません。

毎日使うものだから、こういうちょっとした部分が使いやすさのポイントに関わってくると感じます。







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