Google Workspaceのユーザーに朗報です！Google Chatが組織内のアナウンスメントに特化したスペースの設定機能を追加します。
「アナウンスメント」とは、例えば「社内ニュース」など、組織がメンバーに一方的に送る「お知らせ」のようなものです。
今回は、この新機能についてわかりやすく解説していきます。
組織内コミュニケーションの改善
Googleは、Google Chatでの効果的なコミュニケーションを目指して、スペースマネージャーに新たな機能を提供しています。その一環として、スペースマネージャーは、組織内アナウンスメントを共有するためのスペースを設定できるようになりました。
新しいアナウンスメント専用の設定を利用することで、メッセージ投稿やその他の機能は、指定されたスペースマネージャーのみが行うことができます。つまり、他のメンバーはコメントすることが出来ない一方通行のチャットルームになるため、このルームで行うべきでない質問や議論が排除できます。
Google Chatのスペース（チャットルーム）において、様々な設定権限を持ったチャットルーム管理者のことです。
アナウンスメント専用スペースの設定方法
アナウンスメント専用のスペースを設定するには、初期設定で「スペースマネージャーのみ投稿可能」というオプションを選択する必要があります。
また、既存のスペースマネージャーは、いつでも他のスペースメンバーにスペースマネージャーの役割を割り当てることができ、新たなスペースマネージャーはメッセージの投稿やその他のタスクを実行できます。
アナウンスメント専用スペースの活用方法
アナウンスメント専用スペースは、組織内で一方向の情報共有を行う場として非常に役立ちます。以下に、この機能の具体的な活用例を考えてみました。
社内おしらせ：経営陣からの大切なお知らせや、人事や総務部門からの規定や手続きの変更情報を効果的に共有するために、アナウンスメント専用スペースを設定することができます。
プロジェクトアップデート：プロジェクトの進捗状況やマイルストーンの達成、重要な変更事項を関係者に伝えるために、アナウンスメント専用スペースを活用できます。
イベント情報：社内イベントや研修、セミナーなどの日程や参加方法をまとめて発信するために、アナウンスメント専用スペースを利用することができます。
業務改善提案：従業員からの業務改善提案やアイデアを、評価や検討のために経営陣や関係者に伝える際に、アナウンスメント専用スペースが役立ちます。
社内報やニュースレター：定期的に発行される社内報やニュースレターを、アナウンスメント専用スペースで共有し、従業員の情報アップデートを助けることができます。
これらの活用例からもわかるように、アナウンスメント専用スペースは、組織内で重要な情報をタイムリーかつ効果的に共有するための便利なツールです。この機能を活用し、組織内のコミュニケーションをよりスムーズかつ効率的に行いましょう。
アナウンス専用スペースを使うメリット
「アナウンス専用であれば社内メールでいいんじゃないか？」という方もいらっしゃるかもしれません。ここでは、メールと比べてアナウンス専用スペースを使うメリットについて考えてみました。
リアルタイム性がある
Google Chatはリアルタイムで情報が共有されるため、メールよりも迅速に情報が伝わります。これにより、組織内のコミュニケーションがスムーズになります。
一元管理される
アナウンスメント専用スペースでは、情報が一か所にまとまって管理されるため、メールのように受信者が個別に管理する必要がありません。これにより、情報の取り扱いが容易になります。
過去の履歴が確認できる
Google Chatでは、新たなメンバーがスペースに参加した場合でも、過去のアナウンスメントを簡単に確認できます。これに対して、メールでは過去の情報を追いかけるのが困難であることが多いです。
情報が整理しやすい
アナウンスメント専用スペースでは、情報が一覧表示されるため、メールのように複数のスレッドやフォルダに分散されることがありません。これにより、情報の整理が容易になります。
検索しやすい
Google Chatの検索機能は非常に強力で、過去のアナウンスメントや関連情報を簡単に検索することができます。メールでは、検索結果が膨大で見つけにくいことがありますが、Google Chatでは効率的に情報を探すことができます。
これらのメリットから、アナウンスメント専用スペースは組織内の情報共有において、従来のメールよりも効率的かつ効果的なコミュニケーションツールとなります。Google Chatのアナウンスメント専用スペースを活用して、組織のコミュニケーションを向上させましょう。
リリース日
Google Chatのアナウンスメント専用スペース設定機能のリリースは、段階的な展開が予定されています。展開が完了するまでの間、各組織の状況に応じて機能が利用可能になるタイミングが異なる場合がありますので、ご了承ください。
Web版
Rapid Releaseドメイン：2023年4月17日から開始し、最大15日間で機能が表示されるように段階的に展開されます。
Scheduled Releaseドメイン：2023年5月5日から開始し、最大15日間で機能が表示されるように段階的に展開されます。
モバイル版
Rapid ReleaseおよびScheduled Releaseドメイン：2023年5月1日から開始し、最大15日間で機能が表示されるように段階的に展開されます。
まとめ
Google Chatは、組織内のコミュニケーションをより効果的に行うために、アナウンスメント専用のスペース設定機能を追加しました。この機能により、情報伝達が一方通行であることが求められる状況でも、円滑に情報を共有できるようになります。
また、この新機能は、Google Workspaceのすべての顧客に利用可能で、従来のG Suite BasicおよびBusiness顧客にも提供されています。個人のGoogleアカウントでは利用できません。
Googleは、Google Chatを使った組織内コミュニケーションをさらに充実させるために、今後も新機能の開発や改善に取り組んでいくことでしょう。今回のアナウンスメント専用スペース設定機能の追加により、組織内の情報共有がより効率的になり、働きやすい環境が整っていくことに期待が持てます。
個人的には、この新機能によって、組織内での情報伝達がスムーズになり、従業員の生産性向上につながると感じています。また、Google Chatが今後も新機能を追加していくことで、組織内コミュニケーションの最適化がさらに進むことを期待しています。
