こんにちは。
長いタイトルになってしまいましたが💦、会社や組織ではお客様からのお問い合わせ用にメールアドレスを準備しているところが多いかと思います。例えば「info@example.com」や「support@example.com」のような、会社代表のメールアドレスです。
この様なお問い合わせ用メールアドレスの運用方法は様々かと思います。問い合わせメールアドレスの専用アカウントを一つ作成し、担当者が日々メールチェックしたり、問い合わせ担当のメールアドレスに転送しているケースもあるかと思います。
もちろん、Google Workspaceでもお問い合わせ用のアドレスを作成できますが、メールアカウントを新規作成してしまうと、それだけで1アカウントの料金が発生してしまいます。
※料金のしくみについてはこちらの記事をご覧ください。
そこで今回は、当サイトがおすすめするGoogle Workspaceで無料でお問い合わせ窓口用のメールアドレスを作成する方法と運用方法をご紹介します。
お問い合わせ窓口用のメールアドレスは、グループのアドレスにしよう
お問い合わせ窓口用のメールアドレスは、Googleグループを利用して作成します。
Googleグループとは、特定のメンバー内でメールやグループ内の掲示板を使って、メッセージのやり取りができるサービスです。ドメイン組織内のメンバーだけに限定したり、外部のユーザーもメッセージ（メール）を投稿できるようにして、メーリングリストのような使い方もできます。
グループを作成すると「グループのメールアドレス」が作成されます。このアドレスにメールを送信すると、該当のグループにメッセージとして投稿され、グループのメンバーにメールが転送されます。
これを利用して、グループのメンバーをお問い合わせ窓口担当者とし、さらに「メッセージの投稿」を外部のユーザーも許可することで、お問い合わせ窓口用のメールアドレスとして運用することができます。もちろん、グループの作成は無料です。
お問い合わせ窓口用グループの作成方法
それでは早速、お問い合わせ窓口用のメールアドレスを作ってみましょう。
グループの作成は「Google Workspace管理画面」または「Googleグループの画面」から作成できます。今回は、Google Workspace管理画面からグループを作成してみます。
なお、Googleグループの画面から作成する場合、デフォルトでは「組織外のユーザーの投稿」が許可されていないため、管理者権限にてGoogle Workspaceの管理画面より、アプリ → Google Workspace → ビジネス向けGoogleグループ → 共有設定の 「グループオーナーは組織外からのメールの受信を許可できる」をONにしておいてください。
（Googleグループで作成する場合）
Google Workspace管理画面（https://admin.google.com）にログインします。左メニューより、ディレクトリ → グループ を選択し、グループ一覧画面にて「グループを作成」を選択します。
グループの基本情報を入力します。管理用のグループ名とかんたんな説明、そして重要な「グループのメールアドレス」を決定します。このアドレスがお問い合わせ窓口用のメールアドレスとなります。今回は「info@」としてみました。グループのオーナーはその名のとおりグループの管理者です。オーナーは、メンバーの追加などグループの様々な設定を行う事ができます。
入力したら「次へ」を選択します。
次に、グループの設定を行います。ここで重要なのは「アクセス設定」です。お問い合わせは組織外の人からメールを受け付けるので、「投稿できるユーザー」の「外部」にチェックを入れます。その他はデフォルトで構いませんが、運用構成によって適宜変更してください。
入力したら「グループを作成」を選択します。
グループが作成されました。引き続き、このグループのメンバー、つまりお問い合わせ対応を行う担当者を設定しましょう。「お問い合わせ窓口へのメンバーの追加」を選択します。
メンバー一覧より、「メンバーを追加」を選択します。
担当者のメールアドレスを入力し、「グループに追加」を押します。複数人指定することも可能です。
これで、メンバーが追加され、お問い合わせ窓口用のグループの準備が完了しました。メールアドレスはホームページで公開したり、お問い合わせフォームの送信先に指定できます。
一次回答を自動返信する
お問い合わせ窓口用のメールアドレスですので、お問い合わせメールを受け付けたら「お問い合わせありがとうございました。回答までしばらくお待ち下さい。」といった旨の「受付完了メール」を自動返信したいところです。これもグループで設定可能です。
設定は、Google Workspace管理画面ではなく、Googleグループの画面から行います。お問い合わせ窓口グループのオーナーでログインし、Googleグループ（https://groups.google.com/）にアクセスします。
マイグループから、お問い合わせ窓口のグループの「歯車アイコン」を選択します。
グループ設定 → 全般 → メールオプション → 自動返信設定にて、「メンバー以外の組織外ユーザーへの自動返信を有効にする」にチェックを入れ、自動返信に含めるメッセージを入力します。
「メンバー以外の組織外ユーザー」とは、すなわち「お問い合わせ者」になります。組織内やメンバーの投稿では自動返信の対象になりません。
入力したら「変更を保存」を押して設定完了です。
それでは、確認してみましょう。組織外のドメインのアドレスから、お問い合わせメールを送ってみます。
送信後、すぐに受付完了のメールが自動で返信されました！なお、差出人は「info+noreply@」となっていますね。
なお、お問い合わせ対応担当者には、問い合わせのメールのみ届いていることが確認できました。
まとめ
以上、Googleグループを使った、お問い合わせ窓口用メールアドレスを作成する方法をご紹介しました。
アカウントに紐づく「予備のメールアドレス」でも無料で作成することは可能ですが、お問い合わせの担当者の変更が容易であったり、過去のメッセージをグループの掲示板で閲覧できるGoogleグループの方が管理しやすいです。
また、今回ご紹介したように、Google Workspaceでは無料でメールアドレスを作成する方法が幾つかあります。詳しくはこちらの記事で紹介していますので、気になる方は是非ご覧ください。
