Google Workspaceのメリットをランキング形式でご紹介するこのシリーズ、今回はGoogleドライブのメリットについてお伝えしていきます。
Googleドライブは、インターネット上のファイル置き場です。DropboxやOneDriveといった、オンラインストレージやクラウドストレージと呼ばれいてるサービスの1つです。
無料のGoogleアカウントでも15GBまで利用できますが、Google Workspaceでは、30GBまで利用することができます。追加の容量を購入することも可能です。
それでは早速いってみましょう！
【Googleドライブのメリット第1位】データを失わない
インターネット上に大切なファイルを置くのは不安ですか？
Google Workspaceが安全だということがよく解る動画でもお伝えしましたが、私は、パソコンのハードディスクやUSBメモリに保存するほうが危険だと考えます。
Googleドライブにアップロードしたデータは、すべて分割・暗号化・分散されます。Google側に1つのファイルがそのまま保存されることはありません。もちろんアップロードやダウンロード時も暗号化されるので、データが盗聴・改ざんされることもありません。さらに、ダウンロード時にはウィルススキャンまでやってくれます。
データをクラウド上で一元管理するので、あなたのパソコンが壊れても、盗まれても、また地震や火事で失ったとしても、データが失われることはありません。新しいパソコンを買えば、またすぐにデータにアクセスして作業を再開することができます。
また、Googleドライブを使うと、メールに資料を添付して送ることはありません。ファイルの場所(URL)を伝えるだけでOKなのです。
仕事の資料をメールで関係のないに人に送ってしまった経験はありませんか？
Googleドライブのファイルは「誰が見ることができるか」といった、細かい共有設定ができます。ですので、誤って関係のない人にファイルのURLを送っても、その人はファイルを見ることができません。
URLだけを伝えるので、メールのサイズも小さくなります。「メールのサイズが大きかったから分割してもう一回送って！」という、めんどくさい事からもオサラバです。
【Googleドライブのメリット第2位】仕事が早くなる
ファイルはすべてクラウド上にあるため、外出先でもファイルにアクセスすることができます。また、スマホやタブレットでもアクセスできるため、PCが無くても大丈夫です。
外出先でお客さんから緊急の要件があっても、スマホさえあればファイルの閲覧から編集、そしてメールの送信までできるので、スピーディに対応することができます。
ちなみに、Googleドライブは高機能なビューア付きです。画像(.jpgや.png)はもちろん、Excel(.xlsx)や、Word(.docx)、PDF(.pdf)やフォトショップ(.psd)といった、通常は専用のソフトを必要とするファイルも見ることができるので、ファイルを送付する相手先の環境を気にする必要もありません。
【Googleドライブのメリット第3位】ファイルを探す手間がかからない
Gmail同様、Googleドライブの画面には検索窓があり、あたかもGoogle検索するかのように、簡単に目的のファイルを探しだすことができます。
ファイル名はもちろん、ファイルの中身までを対象に探し出します。なんと、画像に書かれている文字(英語のみ)まで検索にヒットするのです。
ファイルの検索も一瞬で終わります。やはり、Googleは検索に強いです。
まとめ – まるでインターネット上のパソコン
以上、Googleドライブのメリットについてお伝えしました。
Googleドライブは、もはや、ただのクラウドストレージではありません。
Googleドライブでファイルを管理、編集していると、ひとつの別のパソコンを操作しているような錯覚に陥ります。
WindowsのエクスプローラーやMacのFinderのようなファイル管理がブラウザ上でき、あたかもExcelを操作しているかのように、表計算ソフトを扱えるからです。
そういうパソコン環境が、インターネットにつながっていさえすれば、どこからでもアクセスできます。会社で作業していた環境そのままが、自宅のPCでも利用できるのです。WindowsやMacといったOSの違いも関係なく。です。
Googleドライブの目指すところに行き着くと、今のパソコンはパソコンでなくなる気がします。なぜならパソコン端末はブラウザさえ動けばOKなのですから。
