こんにちは。
様々な機能を提供するGoogle Workspaceですが、その機能の多さゆえ、コアであるメールサーバーとしての機能についてあまり語られていないかもしれません。中にはGoogle Workspaceにメールサーバー機能が付いていないと思っている方もいらっしゃいます。
そこで今回は、Google Workspaceのメールサーバーに目を向けて、その特徴やいくつかの機能についてご紹介いたします。
クラウド型メールシステム「Gmail」
「Gmail」と聞くと、無料のGoogleメールサービス「@gmail.com」の事を思い浮かべる方もいらっしゃると思いますが、Gmailは、Google Workspaceにも内包されているGoogle謹製のメールシステムの総称です。
これには、メールサーバーとしての内部機能や、ユーザーがブラウザで利用するメールソフトとしての機能も含まれます。
Gmailは日々アップデートされており、最近では高品質なHTMLメールが簡単に作成できる「レイアウト機能」や、メルマガなど一斉配信を可能とする「マルチ送信」機能が追加されました。
これらのアップデートは自動的に配信されるので、ユーザーが意識すること無く常に最新の状態で利用できます。また、サーバーのメンテナンスや障害対応はすべてGoogleが行ってくれます。これは、クラウドシステムであるGmailならではの特徴です。
強力な迷惑メールフィルタリングと検索機能
このサイトでは何度もお伝えしていますが、Gmailには強力な迷惑メールフィルタ機能が搭載されています。日々進化する迷惑メールにAIを使って対応しており、Gmailのフィルタリング能力も日々進化し続けています。
また、メールの検索機能も強力です。まるでGoogle検索するかのように目的のメールを探し出すことができます。もうメールをいちいち手動で分類する必要はありません。
豊富なGoogle独自のメール機能
ここからは、Google独自のユニークなメール機能についてご紹介します。なお、無料のGmailアカウントでは利用できない機能があります。また、管理コンソールで利用を有効にしておく必要があります。
開封確認メッセージ
メールを送る際に、相手に開封確認を行ってもらうようリクエストができる機能です。相手が開封確認すると、開封日時が記載されたメールが自動送信されます。相手にとっても、わざわざメールを返信することなく既読の意思表示することができるため効率的です。
メールの委任
メールの委任は、自分以外のユーザーに、自分のメールの閲覧・作成権限を与え、メール業務が代行できるようになる機能です。秘書や上司、同僚を代理人として設定しておけば、たとえば長期休暇中のメール対応をお願いすることができます。これは自分のアカウントのパスワードを直接渡すより安全な方法です。
情報保護モード
情報保護モードを使えば、送信先の相手がそのメールをコピー、印刷、転送、ダウンロードすることができなくなります。また、閲覧期限を指定することもできます。Gmail以外宛のメールでは、メール本文を表示するリンクのみが表示され、パスワードによるメール認証が行われる仕組みです。パスワードなどの重要な情報を送信する際に便利な機能です。
レイアウト
高品位なHTMLメールを簡単に作成できる機能です。Googleが作成したいくつかのメールテンプレートから好きなデザインを選び、自社のロゴやバナー画像などを自由に挿入することができます。より訴求効果の高いマーケティングメールを作成することができます。
マルチ送信
マルチ送信は、同じメールを複数メールアドレスに一斉配信することができる機能です。メールの一斉配信は有料サービスを利用することが多いですが、Google Workspaceでは追加料金無しで利用することができます。購読停止機能も付いているため、特定電子メール法に準拠したマーケティングメールを送信することができます。
まとめ
その他にも、メール転送やルーティング、DKIMによるメール認証など、Google Workspaceには基本的なメール機能が搭載されており、長年利用している私にとって機能的な不足は感じられません。
メールはまだまだビジネスコミュニケーションの基本です。このレガシーな仕組みに今回ご紹介したような「プラスアルファ」の価値を追加し続けるGoogle。メールサーバー機能だけ見ても、Google Workspaceを選択する理由は十分にあるのではないでしょうか。
