こんにちは。
以前、Googleドライブのファイルを「Googleアカウントを持っていない人」と共有する方法をこちらの記事でご紹介しました。
この記事では「ファイル単体」の参照方法をお伝えしましたが、この度、Googleドライブの「フォルダ」に対して、Googleアカウントを持っていない人が、ファイルをアップロードしたり、新規作成できる機能がリリースされました。
フォルダ自体が共有できれば、例えば、様々な会社の人が参加するプロジェクトで、参加者がGoogleアカウントを持っているかどうか気にすることなく、プロジェクトフォルダを安全に共有することができます。もちろんビジターは、ファイルを新規作成したりアップロードすることも可能です。
今回は、この「Googleアカウントを持っていない人とGoogleドライブのフォルダを共有する方法」をご紹介します。なおGoogleでは、Googleアカウントを持っていない人を「ビジター」と呼んでいます。
設定を確認しよう
共有する前に、お使いのGoogle WorkspaceでGoogleアカウント以外（ビジター）と共有できる設定になっているか確認しましょう。
管理者権限で、Google Workspaceの管理画面（https://admin.google.com）にアクセスします。左メニューから「アプリ」→「ドライブとドキュメント」→「共有設定」を選択します。
「共有設定」の「共有オプション」を選択します。
共有オプション内の「○○外部との共有」が「オン」になっていて、「○○外のGoogle以外のアカウントに・・・」のチェックボックスがチェックされている事を確認します。
上記の設定であれば、Google以外のアカウントとフォルダを共有できます。
Google以外のアカウントとGoogleドライブのフォルダを共有する方法
それでは早速フォルダを共有していきましょう。
Google以外の人とフォルダ共有は「共有ドライブ内のルート以外のフォルダ」である必要があります。マイドライブ内のフォルダを共有しても、相手はファイルを新規作成することができませんでした。
今回は「共有ドライブ」内に「プロジェクトX」というルートフォルダを作成し、その下の「ビジター共有用フォルダ」という名前のフォルダを作成しました。このフォルダを共有してみます。
対象のフォルダを選択し、右クリックメニューから「共有」を選択します。
相手のメールアドレスを入力し、権限を「投稿者」以下に設定します。ビジターは「コンテンツ管理者」には設定できません。通知にチェックが入っている事を確認して「送信」ボタンを押します。
先の設定で「・・・外部共有する時に警告する」にチェックが入っている場合は、以下のような警告メッセージが表示されます。「このまま共有」を押します。
ここからは、共有相手が操作する画面です。相手先には以下のようなメールが送信されますので「Open」を選択します。（日本語環境ですが、メールはまだ日本語化されていないようです・・・）
メールアドレス確認用のコードを送信する画面が表示されます。「送信」ボタンを押します。
以下のような確認コードがメールで送信されますので、6桁の番号をコピーします。
先程のコードを送信した画面に戻り、確認コードを貼り付け「次へ」ボタンを押します。
共有フォルダにアクセスできました！「新規作成」ボタンから、ファイルをアップロードしたり、Googleドキュメントなどの新規コンテンツを作成することができます。
このビジターのログイン状態は7日間維持されます。期限が切れてしまった場合は、先程の共有で通知されたメールの「Open」ボタンから再度確認コードによる認証を行うことでもう7日間期限が延長されます。
まとめ
これまで、Googleドライブのフォルダ共有では「共有相手がGoogleアカウントを持っているかどうか」を常に気にする必要がありました。そして、持っていればそのアカウントを尋ねたり、持っていなければゲスト用のGoogleアカウントを新規作成するといった「事前準備」が必要でした。
今回ご紹介した方法であれば、メールアドレスさえ持っていればフォルダを安全に共有することができるので、今後はGoogleアカウントの有無を気にすることなく、スムーズにフォルダ共有することができそうです。
以上、Googleアカウントを持っていない人とGoogleドライブのフォルダを共有する方法をご紹介しました。
