Google Workspace導入方法

レンタルサーバーからGoogle Workspaceへ移行する方法(メール編)

こんにちは。

現在レンタルサーバーをお使いで、これからGoogle Workspaceへの移行を検討されている方も多いと思います。

今回は、レンタルサーバーからGoogle Workspaceへメール機能を移行する手順を解説します。Webサイトとしての移行については、また別の記事にて紹介する予定です。

全体の流れ

まずは、全体の流れについて把握しておきましょう。

移行は以下のステップで進んでいきます。青い枠はDNS設定を行う箇所です。設定タイミングが重要ですので、おさえておきましょう。

また、本記事では、登録するメールアドレスドメインを「@example.com」として記載します。

メールのDNS設定を行うと、受信メールサーバーがGoogle Workspaceに切り替わってしまうので、「ユーザー追加」「メール転送設定」「グループ追加」が全て完了した後に行うようにしてください。

移行の準備

まずは移行の準備として、今お使いのレンタルサーバーのメール利用状況を収集します。レンタルサーバーの管理画面にログインして、以下の情報をExcelやスプレッドシートなどにリストアップしておいてください。

  • 登録済みのメールアドレス
  • メールアドレスの氏と名
  • メール転送設定
  • メーリングリスト
  • メーリングリストごとの参加メールアドレス

以下のような感じで情報がまとまっていると後々作業がスムーズかと思います。

メール転送設定やメーリングリストを利用されていない方は、なし。で結構です。

Google Workspaceに登録する

それでは早速Google Workspaceに登録しましょう。こちらのリンクから登録できます。(14日間の無料お試し付きです)

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Google Workspaceの登録に主に必要な情報は下記のとおりです。事前に確認しておきましょう。

  • 組織の名前(会社名や屋号など)
  • ドメイン
  • 管理者の氏名
  • 管理者のメールアドレス
  • 管理者の新しいパスワード
  • 管理者の予備のメールアドレス(登録するメールドメイン以外)

管理者の情報は、上記でリストアップした登録済みのメールアドレスのうち、Google Workspaceの管理者になる方のものを指定します。多くの場合はGoogle Workspace登録している本人のアドレスになるかと思います。

パスワードは、Google Workspaceにログインするための新しいパスワードです。

なお、Google Workspaceを登録しただけでは、現在のメールが届かなくなるといった影響はありませんのでご安心ください。

ドメイン所有権の証明

続いて、ドメイン所有権の証明を行います。こちらの手順はこちらの記事を参考にしてください。

最初で最後の難関!?初心者でもわかるGoogle Workspaceの「ドメイン所有権の証明」について徹底解説 こんにちは。今回はGoogle Workspaceに登録後最初に行う「ドメイン所有権の証明」について解説していきます。 この設定...

ユーザーの追加

ドメイン所有権の証明が終わりましたら、次はGoogle Workspaceにユーザーを登録していきます。「移行の準備」でリストアップしておいた「登録済みメールアドレス」ぶん登録していきます。

Google Workspace管理画面(https://admin.google.com/)より、「ディレクトリ」→「ユーザー」メニューを選択し、「新しいユーザーの追加」を選択します。

該当ユーザーの「性」「名」と、リストアップしたメールアドレスを「メインのメールアドレス」に指定し、「新しいユーザーの追加」を選択します。

新しいユーザーが追加されました。「パスワードをコピー」を選択して、パスワードをコピーします。

コピーしたパスワードは、「移行の準備」で作成したExcelやスプレッドシートに控えておきましょう。

このパスワードは、ユーザーが最初にGoogle Workspaceにログインするときに必要な「初期パスワード」となります。実際のパスワードはユーザー自身によって変更されます。

引き続き「ログイン手順を送信する」の「プレビューして送信」より、該当ユーザーにGoogle Workspaceのログイン案内をメールできます。この時点ではメールはまだ現在のメールサーバーに届きます。

もし今回登録したメールアドレスが、現在のメールサーバーに無い新しいアドレスであれば、上の「印刷」を押して紙で手渡すか、その方に連絡できる別のメールアドレスに送信してください。

メール転送設定

次にメールの転送設定を行います。

Google Workspace管理画面より、「アプリ」→「Google Workspace」→「Gmail」メニューを選択し、「デフォルトのルーティング」を選択します。

デフォルトのルーティング画面の「設定」を選択します。

「設定を追加」画面の「1.照合するエンベロープ受信者の指定」欄で「1人の受信者」を選択し、転送元のメールアドレスを「メールアドレス」に入力します。

次に、「2.エンベロープ受信者が上の指定と一致する場合に実施する操作」欄の「その他の配信先」の「受信者を追加」をチェックします。受信者欄が表示されるので「追加」を選択します。

転送先となるメールアドレスを「受信者のメールアドレス」に入力し、保存ボタンを押します。

転送先が追加されました。その他の設定は通常デフォルトのままで問題ないかと思います。「保存」を選択して設定を完了します。

これで1件分の転送設定が完了しました。別の転送設定がある場合は「別のルールを追加」より同様の操作を行ってください。この画面から設定を削除したり変更することができます。

グループの追加

次にグループの追加を行います。これはレンタルサーバーのメーリングリストに当たる機能です。

Google Workspace管理画面の、「ディレクトリ」→「グループ」メニューを選択し、「新しいグループを作成」を選択します。

「グループの名前」は管理用の名前です。解りやすい名前をつけておきましょう。「グループのメールアドレス」には、メーリングリストのメールアドレスを指定して「次へ」を選択します。

次の画面で「アクセス設定」を設定します。例えば、メーリングリストのアドレスをホームページに記載して会社のお問い合わせ窓口用のメーリングリストとしている場合、「投稿を公開」の「外部」にチェックを入れます。これで組織外(@example.com以外)のメールアドレスからこのメーリングリストに送信できるようになります。

「投稿を公開」とあるので、一見メーリングリストの内容が外部に公開されてしまうように思ってしまいますが、ここは「メーリングリストに投稿(送信)することを外部に許す」という意味で、メーリングリスト内のやり取りが、外部に公開されてしまうことはありません。

なお、社内でしか公開していないメーリングリストであれば、デフォルトのままでOKです。

もし、メーリングリスト内に取引先など組織のドメイン以外のメールアドレスが含まれている場合は「組織外のメンバーの許可」をONにしておいてください。「グループの作成」を押すとグループが作成されます。

引き続き、「[グループ名]へのメンバーの追加」リンクを選択してこのメーリングリストに含まれる参加メールアドレスを登録していきます。

「メンバーの追加」を選択します。人数が多い場合は「メンバーをアップロード」より、CSVファイルを指定して一括追加することができます。

「ユーザーまたはグループを検索」より、メーリングリストに参加するメールドレスを入力して「グループに追加」を選択します。

参加しているメールアドレスぶんメンバーを追加すれば1つのメーリングリストの登録は完了です。移行するメーリングリストがまだある場合は、引き続き同様の操作で登録を行ってください。

メールのDNS設定

さて、ここまでの作業でひと通りの登録が完了しました。登録漏れがないかもう一度確認を行っておきましょう。

いよいよこれから「メールのDNS設定」を行うわけですが、この設定後、メール受信サーバーが今のレンタルサーバーからGoogle Workspaceに切り替わりますので、Google Workspace利用者との切り替え日時の調整やログイン方法などのアナウンスを行っておきましょう。

メールのDNS設定は、ドメイン業者の管理画面より行います。こちらの記事を参考に設定してください。

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テスト送信をお忘れなく

メールのDNS設定が完了したら、メールがGoogle Workspaceに正しく送信されることを確認しましょう。※DNS設定が反映されるまで数分から数時間かかる場合があります。

メール転送やメーリングリストにも正しく送信されることを確認してください。外部に公開しているメーリングリストであれば、このメールドメイン以外のメールアドレスからもメールが届くことを確認しておきましょう。

以上、レンタルサーバーからメール機能をGoogle Workspaceへ移行する手順をご案内しました。

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